Skip to main content

LUP Student Papers

LUND UNIVERSITY LIBRARIES

E-mailöverflöd i organisationer

Bringéus Ekdahl, Oskar LU and Andersson, Fredrik (2013) SYSK02 20131
Department of Informatics
Abstract (Swedish)
Idag är e-mail något man ständigt är i kontakt med när man arbetar inom en organisation. I dagens samhälle skickas det miljontals mail runt om i världen vilket kan bidra till stress och sänkt produktivitet i arbetsdagen. Syftet med den här uppsatsen är att undersöka de bidragande och lindrande faktorerna för e-mailöverflöde i organisationer. Vi har valt att undersöka hur privata företag arbetar för att hantera mailkommunikation, men även hur
myndigheterna gör, då de enligt lag har en skyldighet att behandla relevanta mail. Vi valde att göra intervjuer med två myndigheter, samt att göra en enkätundersökning i tre privata företag för att skapa en uppfattning om hur mailhanteringen ser ut i de två organisationsformerna. Vi
har skapat en... (More)
Idag är e-mail något man ständigt är i kontakt med när man arbetar inom en organisation. I dagens samhälle skickas det miljontals mail runt om i världen vilket kan bidra till stress och sänkt produktivitet i arbetsdagen. Syftet med den här uppsatsen är att undersöka de bidragande och lindrande faktorerna för e-mailöverflöde i organisationer. Vi har valt att undersöka hur privata företag arbetar för att hantera mailkommunikation, men även hur
myndigheterna gör, då de enligt lag har en skyldighet att behandla relevanta mail. Vi valde att göra intervjuer med två myndigheter, samt att göra en enkätundersökning i tre privata företag för att skapa en uppfattning om hur mailhanteringen ser ut i de två organisationsformerna. Vi
har skapat en undersökningsmodell med olika kategorier som illustrerar de bidragande och lindrande faktorerna för ett e-mailöverflöd. De huvudsakliga faktorerna vi kommit fram till är: mängd, tid, utbildning och struktur. Vår forskning visar att den största bidragande orsaken till att ett e-mailöverflöde uppstår, är att det skickas en stor mängd mail som egentligen inte har något värde för mottagaren, så som onödiga kopior, vidarebefordringar eller massutskick. Både meningsfulla mail och mail med låg relevans måste hanteras och den tid detta tar, tillsammans med den totala mängd mail som kommer in, bildar den belastning en individ
känner. Klarar man inte av att hantera denna belastning, kan det leda till stress eller sänkt produktivitet, vilket innebär att ett e-mailöverflöde uppstår. De två lindrande faktorer vi tagit fram är utbildning och struktur. Undersökningen visar att de individer som hade någon form
av utbildning, generellt mottog färre mail än de utan utbildning och att de deltagare som hade någon form av struktur i sin inkorg ofta kände sig mindre belastade än de utan. Det framgår tydligt i vår undersökning av myndigheter att anledningen till att de klarar av sin höga mailbelastning är att de har en väldigt stor och tydlig struktur i sin mailhantering som fördelar belastningen. En utbildning i mailkultur kan förebygga att ett överflöde uppstår, då en utbildning innebär att individerna skickar färre irrelevanta mail. En strukturerad inkorg kan lindra den belastning man känner och minska den tid det tar att behandla mail. Mäng och tid skapar en belastning, samtidigt som utbildning och struktur kan förebygga och lindra denna belastning. (Less)
Please use this url to cite or link to this publication:
author
Bringéus Ekdahl, Oskar LU and Andersson, Fredrik
supervisor
organization
alternative title
Lindrande och bidragande faktorer
course
SYSK02 20131
year
type
M2 - Bachelor Degree
subject
keywords
E-mail overload, e-mailöverflöd, mail, myndigheter, organisationer
report number
INF13-008
language
Swedish
id
3814292
date added to LUP
2013-06-26 13:07:26
date last changed
2013-06-26 13:07:26
@misc{3814292,
  abstract     = {Idag är e-mail något man ständigt är i kontakt med när man arbetar inom en organisation. I dagens samhälle skickas det miljontals mail runt om i världen vilket kan bidra till stress och sänkt produktivitet i arbetsdagen. Syftet med den här uppsatsen är att undersöka de bidragande och lindrande faktorerna för e-mailöverflöde i organisationer. Vi har valt att undersöka hur privata företag arbetar för att hantera mailkommunikation, men även hur
myndigheterna gör, då de enligt lag har en skyldighet att behandla relevanta mail. Vi valde att göra intervjuer med två myndigheter, samt att göra en enkätundersökning i tre privata företag för att skapa en uppfattning om hur mailhanteringen ser ut i de två organisationsformerna. Vi
har skapat en undersökningsmodell med olika kategorier som illustrerar de bidragande och lindrande faktorerna för ett e-mailöverflöd. De huvudsakliga faktorerna vi kommit fram till är: mängd, tid, utbildning och struktur. Vår forskning visar att den största bidragande orsaken till att ett e-mailöverflöde uppstår, är att det skickas en stor mängd mail som egentligen inte har något värde för mottagaren, så som onödiga kopior, vidarebefordringar eller massutskick. Både meningsfulla mail och mail med låg relevans måste hanteras och den tid detta tar, tillsammans med den totala mängd mail som kommer in, bildar den belastning en individ
känner. Klarar man inte av att hantera denna belastning, kan det leda till stress eller sänkt produktivitet, vilket innebär att ett e-mailöverflöde uppstår. De två lindrande faktorer vi tagit fram är utbildning och struktur. Undersökningen visar att de individer som hade någon form
av utbildning, generellt mottog färre mail än de utan utbildning och att de deltagare som hade någon form av struktur i sin inkorg ofta kände sig mindre belastade än de utan. Det framgår tydligt i vår undersökning av myndigheter att anledningen till att de klarar av sin höga mailbelastning är att de har en väldigt stor och tydlig struktur i sin mailhantering som fördelar belastningen. En utbildning i mailkultur kan förebygga att ett överflöde uppstår, då en utbildning innebär att individerna skickar färre irrelevanta mail. En strukturerad inkorg kan lindra den belastning man känner och minska den tid det tar att behandla mail. Mäng och tid skapar en belastning, samtidigt som utbildning och struktur kan förebygga och lindra denna belastning.},
  author       = {Bringéus Ekdahl, Oskar and Andersson, Fredrik},
  keyword      = {E-mail overload,e-mailöverflöd,mail,myndigheter,organisationer},
  language     = {swe},
  note         = {Student Paper},
  title        = {E-mailöverflöd i organisationer},
  year         = {2013},
}