Centralisering av inköp av konsult- och bemanningstjänster på Axfood - En flerfallsstudie

Abstract (Swedish)

I inköpsfunktionen för indirekt material och tjänster finns, för fallstudieföretagen, en kategori som ofta benämns Professionella tjänster eller dylikt. I denna övergripande kategori är konsult- och bemanningstjänster ofta underkategorier. Gränsdragningen mellan konsulttjänsterna och bemanningstjänster har dock visat sig otydliga och problematiken verkar främst finnas för konsult- och bemanningstjänster inom IT. Ett förslag på hur inköpsfunktionen kan se ut efter centraliseringen på Axfood är således att den övergripande kategorin för tjänster kan benämnas Professionella tjänster där konsulttjänster, bemanningstjänster och IT-tjänster (som är en kombination av de andra två)
ligger som underkategorier till denna.

Inköpsprocessen för konsult- och bemanningstjänster följer, för fallstudieföretagen, generellt sett likartade processer och visas i Figur B. Processen liknar till stor del van Weeles (2010) och Axelssons (1998) inköpsprocesser med en skillnad att i fasen orderläggning finns det en avropsprocess med ytterligare faser vid köp av en enskild konsult/bemanningspersonal. För samtliga fallstudieföretag är idag det strategiska och taktiska inköpet centraliserat, d.v.s. större delen av inköpsprocessen. För majoriteten av företagen sker dock avropsprocessen från ramavtalen för konsult- och bemanningstjänster till största delen lokalt men med stöd från den centrala inköpsfunktionen. I Figur B kan det i underrubrikena under varje fas utläsas de aktiviteter som sker i faserna. Denna inköps- och avropsprocess rekommenderas även att, i stor utsträckning, följas av Axfood.

För inköp av konsult- och bemanningstjänster har samtliga fallstudieföretag skrivit ramavtal med få leverantörer som de avser samarbeta långsiktigt med. För de fallstudieföretag som kommit långt i graden av centralisering används en konsultmäklare som sköter större delen av det operativa inköpsarbetet. För Axfood rekommenderas samarbete med få ramavtalsleverantörer med konsult- och bemanningsfirmor samt en konsultmäklare. Rekommendationen att använda sig av en konsultmäklare medför att orderhanteringen från en beställare går via konsultmäklaren och ut till övriga tjänsteleverantörer samt att mäklaren kan ta hand om "leverantörssvansen" då ramavtalen, vid enstaka tillfällen, inte kan användas. Vidare meför det att uppföljning och utvärdering av tjänsteleverantörerna och de enskilda inhyrda personerna även kan utföras av mäklaren.

Det som är gemensamt för fallstudieföretagen är att förändringsprocessen i sig var en stor utmaning; att få med sig den interna organisationen i förändringsarbetet samt att förankra nya strukturer och processer. För att möta dessa utmaningar var trovärdighet under förändringen, stöd från ledningen och kontinuerlig kommunikation till hela interna organisationen av yttersta vikt.

Popular Abstract

In the purchasing funktion of indirect materials and services there is, for the case study companies, a category often referred to as Professional Services. In this overall category consultancy and temporary labour services are subcategories. Drawing the line between consultancy and temporary labour services has been proved unclear and the problems seem to mainly concern IT services. A proposal on how the purchasing function may look like after the centralisation at Axfood is therefore that the overall category of consultancy and temporary labour services can be referred to as Professional Services. In such a set-up; consultancy, temporary labour, and IT services (which is a combination of the other two) function as subcategories.

The purchasing process for consultancy and temporary labour services follows, for all case study companies, a similar process, which is shown in Figure D. the process is very similar to van Weeles (2010), and Axelssons (1998) purchasing processes but with a difference in the phase ordering, where there is an additional process of the purchase of an individual consultant/temporary staff. For the case study companies the current purchasing function are centralised on a strategic and tactical level, i.e. most of the purchasing process. However, for the majority of the companies, the additional ordering process is mainly conducted locally but with support from the central purchasing function. In Figure D, there are subheadings under each phase with properties and practises that take place in the phases. This purchasing and ordering process is recommended to a large extent, to be used by Axfood.

When purchasing consultancy and temporary labour services, all case study companies have signed a framwork agreement with few suppliers that they wish to have a strategic and long-term collaboration with. The companies that have the highest degree of centralisation use a vendor broker that handles most of the operational purchasing. Thus, for Axfood it is recommended to collaborate with few preferred suppliers, consultancy firms and temporary labour agencies, as well as a vendor broker. By using a vendor broker, the ordering process goes from a client (e.g. a hiring manager) to the broker, and then out to the service consultancy and temporary labour firms. the broker also makes it possible for Axfood to handle its long "supplier tail" when framwork agreements, on occasions, cannot be used. Furthermore, the vendor broker can assist in the follow-ups and evaluation phases in the purchasing and ordering process.

For the case study companies the process of change towards a centralisation was a big challenge, i.e. to reach out the internal organisation about the transformation and the new structures and processes. To be able to encounter these challenges systemaatic change management work needs to be conducted, where credibility during the process, to mangement support, and continous communication throughout the internal organisation, are crucial factors for a successful centralisation process and implementation.

• author: Bennet, Caroline and Dam, Susan
• supervisor: Andreas Norrman
• organization: Engineering Logistics
• alternative title: To centralise purchasing of consultancy and temporary labour services at Axfood - A multiple case study
• course: MTT820 20132
• year: 2014
• type: M1 - University Diploma
• subject: Technology and Engineering
• keywords: konsulttjänster, bemanningstjänster, centralisering, förändringsprocess, inköpsprocess, avropsprocess, purchasing process, consultancy services, change management
• report number: 5759
• language: Swedish
• id: 4610639
• date added to LUP: 2014-08-25 15:01:27
• date last changed: 2014-08-26 13:04:38