An investigation of how the Emergency Team within UNFPA could achieve a more effective balancing of supply and demand

Abstract (Swedish)

Bakgrund: Emergency Teamet skickar ut ERH-Kits då en efterfrågan från kunden uppstår, exempelvis efter en katastrofsituation. Emergency Teamet har blivit kritiserade för att inte ha svarat tillräckligt snabbt på efterfrågan och därför har Executive Director för UNFPA gett nya direktiv för att UNFPA ska svara snabbare och skapa bättre förutsättningar för att leverera snabbt i katastrofsituationer.

Syfte: Syftet med studien är att identifiera och föreslå förbättringar för en effektivare balansering av tillgång och efterfrågan av ERH-Kits för Emergency Teamet inom UNFPA.

Forskningsfrågor: 1: Vad är viktigt att ta hänsyn till för att stärka balansen mellan hanteringen av tillgång och efterfrågan för ERH-Kits och samtidigt hantera osäkerheten i efterfrågan samt risken av att hålla varor i lager som riskerar att bli för gamla? 2: Vilka faktorer är viktiga för utvecklingen av ett stödverktyg och hur kan detta sättas samman för att hjälpa Emergency Teamet i sin hantering av ERH-Kits?

Metod: Utifrån studiens syfte har en fallstudie genomförts för att jämföra Emergency Teamets aktiviteter med den tillgängliga teorin. Intervjuer utfördes för att förstå de utmaningar som finns för Emergency Teamet och för att få en djupare förståelse för dessa. Historisk data analyserades för en mer noggrann analys av studieobjektet. En jämförelse gjordes därefter mellan litteraturstudien och den empiriska studien för att identifiera potentiella förbättringsåtgärder. I samband med en workshop samlades åsikter och idéer från Emergency Teamet och därefter utvecklades ett beslutsverktyg med syfte att stödja Emergency Teamet i dess arbete för förbättringar.

Slutsatser: Fallstudien har identifierat reaktionsförmåga och efterfrågestyrning som de viktigaste områdena för att balansera tillgång och efterfrågan. De viktigaste faktorerna inom dessa områden för Emergency Teamet har identifierats som; synligheten och hastigheten i värdekedjan, lagerhantering, identifiering av framgångsfaktorer, förståelse för efterfrågan, varierande källor, lämpliga prognosmetoder samt ett krossfunktionellt arbetssätt. Det framtagna beslutsstödet ska ge vägledning för hur Emergency Teamet kan effektivisera balansen mellan tillgång och efterfrågan utifrån de tre beslutsnivåerna, strategisk, taktisk och operationell.

Popular Abstract

Background: The Emergency Team within UNFPA operates when crisis strikes by distributing ERH-Kits to people in need. The Emergency Team has in the past been criticized of not responding rapidly enough to requests for ERH-Kits and the Executive Director of UNFPA has given new directives that UNFPA needs to become more responsive in its activities and create better prerequisites to deliver fast in emergency situations.

Purpose: To analyse and find improvements for a more effective balancing of supply and demand of ERH-Kits for the Emergency Team within UNFPA.

Research questions: 1: What is important to consider in order to strengthen the balancing of supply and demand regarding the ERH-Kits, while managing the uncertainty in demand and the risk of having expired goods in stock? 2: What factors are important in the development of a support tool and how could this be put together to help the Emergency Team to manage the ERH-Kits?

Methodology: For the purpose of this study, the single case study method is used to enable a comparison of the activities within the Emergency Team and existing theory. Interviews were conducted in order to understand the challenging areas within the team and get a deeper understanding of these. Historical data was also extracted to analyse the activities more thoroughly. When the literature study and the data were collected a gap analysis was done, followed by a workshop to integrate thoughts and ideas from the Emergency Team. The most important potential improvements from this comparison were thereafter used as inputs in the support tool.

Conclusions: The study result is that the two most important areas for balancing supply and demand are Responsiveness and Demand Management. For the Emergency Team the most crucial concepts identified were visibility, velocity, managing inventory and associated risk, performance metrics, understand demand and uncertainty, use various sources of data, establish appropriate forecasting techniques, processes, systems and training and using a cross functional approach. The support tool presents guidance for how the Emergency Team can improve its effectiveness in balancing supply and demand on the three decision levels, strategic, tactical and operational.

• author: Krantz, Emelie and Sandin Hansson, Emma
• supervisor: Marianne Jahre; Joakim Kembro
• organization: Engineering Logistics
• alternative title: En undersökning av hur Emergency Teamet inom UNFPA ska kunna uppnå en effektivare balans mellan tillgång och efterfrågan
• course: MTT820 20141
• year: 2014
• type: M1 - University Diploma
• subject: Technology and Engineering
• keywords: Supply and Demand, Responsiveness, Demand Management, Humanitarian Logistics, Demand Planning, Forecasting, Inventory Management, Risk Management, lättillgänglighet, efterfrågestyrning, humanitär logistik, efterfrågeplanering, prognostisering, lagerstyrning, riskhantering
• report number: 5773
• language: English
• id: 4838236
• date added to LUP: 2014-12-02 12:56:50
• date last changed: 2014-12-02 12:56:50