Determining CMMS needs in an industrial group

Abstract

Background: In order for manufacturing companies to stay competitive today, it is important to continuously strive towards eliminating any sources of waste. One of the tools to address waste elimination is to work with Total
Productive Maintenance (TPM), which essentially is a structured way of improving the company’s machine reliability and production effectiveness through enhancing the sites maintenance operations. To fully realise the benefits of TPM, large amounts of data has to be gathered, stored and analysed, which calls for the support from an IT-system, often referred to as a CMMS (Computerised Maintenance Management System).
The case company Trelleborg is an industrial group with more than 100
manufacturing sites of which most of them needs, or will need, the support
from a CMMS in order to have efficient maintenance operations. Trelleborg
recognised potential benefits of having the same CMMS in all of their manufacturing sites and wanted to investigate it.

Problem: As a CMMS is closely linked to successfully working with TPM, that implicates that it should be beneficial for an industrial group to have a
standardised CMMS to ensure every plant has the tools necessary to realise
the benefits of TPM. Research on the implementation of CMM-systems has
shown that the benefits of the systems greatly diminish if it is not utilised
properly, and in most cases low utilisation is the result of an inadequate selection process, resulting in a poor organisational fit. Consequently, choosing a CMMS to standardise in an industrial group is a challenging task with both high risk and reward.

Purpose: To develop a step-by-step procedure that can be used in order to
identify the needs of a CMMS system in an industrial group.

Method: As the authors aimed to both understand what criteria that are
important to consider when selecting a standardised CMMS, and to use those
criteria to determine the specific needs of Trelleborg group, an abductive
pragmatic approach to research was held. The study was conducted with a
mixed research strategy, incorporating both an embedded, single-case study
and a survey strategy. The focus was to extend the current, single-plant
context, theory with the practices of an industrial group, to determine what
criteria are important to consider in this context. This was done through data gathering, either by interviews or a survey, from 30 of Trelleborgs plants that had a structured approach to maintenance, which then was compared to the frame of reference. The frame of reference was created through literature studies, internal material from Trelleborg and unstructured interviews with both CMMS-suppliers and Trelleborg employees. The combination of these two acted as a foundation for the analysis and the development of the need identification process, as well as further recommendations to Trelleborg.
Conclusion: A number of factors that are important to consider in the
standardisation of a CMMS in an industrial group, which can be categorised into six groups; group, plants, individuals, system, supplier and technology. This project also resulted in a need identification process designed to assist an industrial group in the evaluation of these factors in order to determine
which requirements they have on a CMMS. The application of the process on
Trelleborg yielded a need specification that they felt was relevant, and it
seemed possible to find a standardised CMMS in this case.

Need identification process: The developed need identification process is a 5 step approach incorporating start-up, data gathering, need elicitation and specification. It is aimed towards both ensuring that all relevant data is gathered, and that the data is converted from statements and observations into a structured need identification that can be used when evaluating which CMMS to standardise.

Abstract (Swedish)

Bakgrund: För att tillverkande företag skall kunna vara konkurrenskraftiga,
så är det viktigt att kontinuerligt sträva efter att eliminera alla orsaker till slöseri. En av de verktyg som kan användas för att bekämpa slöseri är TPM, vilket huvudsakligen är ett strukturerat sätt för att öka företagets tillförlitlighet till sina maskiner och produktionseffektiviteten genom att förstärka företagets underhållsaktiviteter. För att till fullo kunna realisera fördelarna av TPM, måste stora mängder data samlas, förvaras och analyseras. För att klara av det behövs ofta ett IT-system som ofta benämns CMMS. Uppdragsföretaget Trelleborg är en industriell koncerns med mer än 100 tillverkande fabriker, där de flesta behöver eller kommer framöver behöva understödet av ett CMMS för att kunna ha en effektiv underhållsverksamhet. Trelleborg såg en potentiell fördel med att ha samma CMMS för alla deras fabriker och ville därför undersöka det vidare.

Problem: Eftersom ett CMMS är hårt knutet till att framgångsrikt arbeta med TPM, så implicerar det fördelen för en industriell grupp att ha ett
standardiserat CMMS för att kunna försäkra sig om att varje fabrik har det nödvändiga verktyget för att kunna realisera vinsten av att jobba med TPM.
Forskning på implementationen av CMM-system har visat att fördelarna med
system kraftigt förminskas om det inte utnyttjas ordentligt och i de flesta fall kan lågt utnyttjande vara resultatet av en otillräcklig urvalsprocess, vilket i sin tur resulterar i att det inte passar organisationen. Alltså, att välja ett
CMMS för att standardisera i en industriell grupp är en utmanande uppgift som både har risker och belöningar.

Syfte: Att utveckla en steg-för-steg procedur för att kunna identifiera vilka behov som en industri koncern har på ett CMMS.

Metod: Eftersom författarna till rapporten hade för avsikt att både förstå vilka kriterier som är viktiga att ta i beaktning när ett CMMS ska väljas som standard samt att använda dessa kriterier för att utvärdera vilka specifika behov som Trelleborgkoncernen har av ett sådant system, så användes en abduktiv metod för undersökningen. Studien utfördes genom en ”mixed
research strategy”, vilket innefattade både en enskild fallstudie samt en
enkätundersökning. Fokus låg på att sammanföra det befintliga förhållningssättet där varje
enskild fabrik agerar individuellt med praxis för en industriell grupp. Detta
gjordes för att kunna bestämma vilka kriterier som är viktiga att beakta. Detta gjordes genom att data insamlades med hjälp av flera intervjuer och en enkät. 30 av Trelleborgs fabriker som har ett strukturerat sätt att arbeta med underhåll deltog i undersökningen. Resultatet från datainsamlingen jämfördes sedan med teorin. Det teoretiska ramverket skapades genom en litteraturstudie, granskning av interna dokument från Trelleborg och intervjuer med både leverantörer av CMMS och anställda på Trelleborg. Detta blev grunden för analysen och utvecklingen av processen för behovsidentifiering och är även grunden till rekommendationerna till Trelleborg.

Slutsats: Ett antal faktorer som är viktiga att ta i beaktning vid en
standardisering av CMMS i en industrikoncern kan kategoriseras i sex
grupper; grupp, fabrik, individ, system, leverantör och teknologi.
Detta projekt resulterade även i en process för att identifiera behov, utvecklad för att hjälpa industrikoncerner med att utvärdera de ovan nämnda faktorerna för att sedan kunna besluta vilka krav de har på ett CMMS. Applicerandet av processen på Trelleborg resulterade i en lista över behov. Trelleborg ansåg listan vara relevant och det verkade finns möjlighet att hitta ett standardiserat
CMMS i deras fall.

Behovs identifieringsprocess: Den utvecklade processen för behovsidentifiering har 5 steg som omfattar: uppstart, datainsamling,
behovsidentifiering och specificering. Processen är riktad mot både
säkerställandet av att relevant data blir insamlad och att data blir omvandlad från uttalanden och observationer till en strukturerad behovsidentifiering som kan användas vid standardisering.

• author: Nilsson, Viktor and Östberg, Simon
• supervisor: Sebastian Pashaei
• organization: Engineering Logistics
• course: MTT820 20152
• year: 2016
• type: H2 - Master's Degree (Two Years)
• subject: Technology and Engineering
• keywords: CMMS, Maintenance, TPM, Preventive Maintenance, Underhållssystem, Underhåll
• report number: 5821
• language: English
• id: 8904473
• date added to LUP: 2017-03-13 12:47:02
• date last changed: 2017-03-13 12:47:02