The barriers of circular public procurement for ICTs

Abstract

The EU procured for roughly 202000 MEUR (14% of the EU GDP) during 2021 in the public sector. The majority of these contracts are traditional, linear business model purchases. The EU has been developing several strategies, guidelines, and policies for sustainable purchasing, with Circular Public Procurement for a Circular Economy (CE) being one of them, but the implementation rate is low. Electronic and Electrical Equipment (EEE) is one of the fastest growing and evolving technological areas with a low retention rate, meaning that the products are often discarded before the life cycle is up, shortening the product lifetime. This has led to a mass generation of e-waste which has several negative environmental aspects.
Therefore, the aim of this study is to investigate the potential barriers for implementing circular public procurement for ICTs (Information and communication technologies) with an objective to extend the product lifetime by the 9 Rs (refuse, rethink, reduce, reuse, repair, refurbish, remanufacture, repurpose, recycle and recover) of circularity. The results demonstrate the complexity of circular public procurement. Inconsistencies of definition of circularity is a highlighted issue which trickles down to the implementation of circular public procurement. The outcome is either not committing fully to circularity or simply abandoning the idea completely due to inconvenience as there is little or no support, incentives, and stricter regulations from the organisation and government, respectively. The issues for lifetime extension of ICTs are multi-layered with barriers such as lack of standards, incentives, and pricing of repairs and spare parts. Appropriate solutions should be implemented in a top-down approach starting with regulations and ending with circular activities at organisational and individual level.

Popular Abstract (Swedish)

Offentlig upphandling är en inköpsprocess av nyttjas av offentliga verksamheter såsom myndigheter och kommuner. Årligen spenderar Sverige ca 800 miljarder kronor via offentliga upphandlingar, vilket har en stor inverkan på miljön då dessa kontrakt ofta följer den linjära ekonomiska modellen, slit- och släng samhället. Begreppen cirkularitet och cirkulär ekonomi är relativt nya koncept som har de senaste åren populariserats bland annat inom mode- och möbelindustrin, men har även inom elektroniksektorn och hållbara upphandlingar. Den cirkulära ekonomins novation har lett till tvetydiga definitioner vilket ger utrymme för avvikande tillvägagångsätt som egentligen inte uppfyller den cirkulära ekonomins ändamål, att ”close the loop”.
Vidare har de tekniska avancemangen och snabba utvecklingar inom IT intensifierat slit- och släng mentaliteten vilket har gjort att personlig bärbar IT som omfattar smartphones, tablets och laptops nu anses vara en förbrukningsprodukt. Detta har genererat ofantliga mängder ”e-waste” som vid felaktig hantering både i användarfasen och slutstadiet kan dels reducera produktens livslängd, dels förmågan att förnya och förlänga livscykeln.
Ur denna problematik har tre forskningsfrågor uppkommit, (1) Vad är definitionen av cirkulär ekonom, och hur påverkar den cirkulära offentliga upphandlingar?”; (2) ”Vilka barriärer finns för cirkulära offentliga upphandlingar för personlig bärbar IT?”; och (3) ”Vilka möjligheter finns det att förlänga livslängden på personlig bärbar IT via cirkulär offentlig upphandling?”.
Resultaten visade att problematiken kring en ambivalent definition och konceptualisering av cirkularitet har spridit sig till styrning av offentliga upphandlingar för personlig bärbar IT. Hindren har klassificerats i tre lager; (1) styrande; (2) organisatoriska; (3) individuella. Det finns betydande brister i alla kategorier bland annat finner man bristande legala dokument (lagstiftning och policyers), inga ekonomiska incitament, ingen support inom organisationen och kunskapsbrist som överväldiga hinder för implementering av cirkulära offentliga upphandlingar. Vidare upplevs brist på standardiseringen när det kommer till prissättning av reparationer och återvunnet material samt så finns det ingen standard för kvalitetssäkring av återvunnen eller återbrukad produkt/material heller, vilket försvårar förlängningen av livslängden på personlig bärbar IT. Fortsättningsvis avsaknar många leverantörer och organisationer stöd för processer och infrastruktur som upprätthåller dem ”9 Rs” [Eng] av cirkularitet (refuse, rethink, reduce, reuse, repair, refurbish, remanufacture, repurpose, recycle och recover [Eng]).
Som lösning föreslås top-down approach där organisationen är i fokus för att identifiera möjligheterna att implementera cirkulära offentliga upphandlingar och driva en cirkularitet-positiv attityd, en stöttande högsta ledning är nödvändig för att få genom cirkulära metoder. Cirkulära åtgärder kan implementeras genom stöd från EU i form av striktare reglering för cirkulära offentliga upphandlingar men även ekonomiska incitament. Stöd från regering kan uppmuntra till att implementera processer för en universell returlogistik som kan behövas regleras på EU nivå såsom WEEE och RoHS. Även utbyggnad av lämplig infrastruktur för returlogistik behöver stöttas från regeringen, då detta kan innebära höga investeringskostnader till en början. Många av barriärerna kan redas ut men det krävs insatser från varje led i samhället.

• author: Adelson, Laila
• supervisor: Charlotte Leire
• organization: Centre for Environmental and Climate Science (CEC)
• alternative title: A circular matter of life and e-waste
• course: MVEM14 20231
• year: 2023
• type: H2 - Master's Degree (Two Years)
• subject: Earth and Environmental Sciences
• keywords: circularity, circular economy, circular public procurement, ICT
• language: English
• additional info: External supervisor: Helena Norin, IVL Swedish Environmental Research Institute
• id: 9132998
• date added to LUP: 2023-07-17 16:14:26
• date last changed: 2023-07-17 16:14:26