Utvecklingen av Underhållsprogram framtagna för Underhållsplanering av byggnader

Abstract

The purpose of this report was to investigate and to some extent resolve the problems with maintenance programs. There were 3 aims in this report and these were what problems the users experience with maintenance programs were going to be enlightened, that the problems were going to be solved and what maintenance programs are used for today and what they will be used for in the future were to be investigated. The survey was carried out through interviews with 12 property operators. The results from the interviews were then linked to previous scientific reports.

Several reports/surveys have previously concluded that maintenance plans and maintenance programs facilitate the planning of maintenance and budget composition. The investigations have all resulted in a maintenance plan being a must for property owners with larger property portfolios.
Laws affect how widely a maintenance program developed for one country can be used in another. The laws in Sweden and Finland are similar, but if you analyze them closer, you can still see that there are differences. This means that responsibility lies with different parties when it comes to, for example investigations in a property. As a result, templates for different inspection protocols cannot be created in the same way in both countries.
As a rule, energy consumption is not part of the maintenance programs today, but it may be in the future. Energy saving targets usually exist in organizations, but there is a deficient plan and implementation to achieve them. A failing factor is considered to be the economists who have insufficient training in working long-term with energy saving measures and another factor was that the consulting companies use standardized solutions and do not contribute anything new to the organization.
As early as 1960, the problems with maintenance were analyzed and how this could be made more efficient. In 1973, there was an investigation into streamlining a real estate company's maintenance by starting up a computer system, i.e. a so-called maintenance program.

Maintenance programs exist today so that it can easily be seen which maintenance needs to be done and to easily make a budget composition. In a maintenance program, maintenance is linked to a category, such as pipe installation, a location such as a certain premises, a building such as an address and a label, such as a project or order number. The program can, to varying extents, be linked to other programs that govern, for example, finances and operations, which facilitates use by all company parties. The length of the maintenance plan that the program generates can vary, but it is usually between 5-50 years.

Through interviews with 12 property operators, 8 different maintenance programs were analyzed. The property operators did present the advantages and disadvantages of their programs based on well-chosen questions in the interviews. Some programs were developed to be used specifically for maintenance planning and some programs are not even specialized in this area. The programs that were analyzed via the various property operators were Incit Xpand with Repab, Planima, Vitec, Excel, HSB's own program, Riksbyggen's own program Adressor, Hypergene and Navigon.

The complications that were raised with the programs were i.a. ease of use, i.e. for example, more structure and more subcategories and a function like super search to help find in the program. Another complication raised was that a more automated program was desired by many users, i.e. a program that structures a maintenance plan, by entered facts, which updates standard prices in the program more often and which can structure authority inspections. Furthermore, respondents wanted the programs to be used more widely, to have everything gathered in one place, i.e. that the program could include rental management, financial budget, maintenance plan, project management, inspection management, energy consumption, etc. Other improvements to the programs that were addressed were auto-generated maintenance actions based on inspection and better training from the creators of the program.

The users of the programs also considered that there are some development opportunities in the programs in addition to the areas of today. One of the potential development opportunities was that the program could propose a renovation on the operating system based on calculation and consideration as well as knowledge of which energy system that is in the property today. There were mixed views on this proposed improvement in the program but all respondents still thought that this could be beneficial. In addition, it was considered that flagging that something is wrong in the operating system could also be beneficial, and that the program notifies if a certain error occurs several times. According to the respondents, this takes place today in a separate spreadsheet/program.

It is important to point out that different respondents with real estate operators require different functions and distribution in a program depending on whether they are consultants or property owners, whether they run commercial properties, rental properties or Bostadsrättsföreningar, what position they have within the group, whether it is a municipality or a private actor, and how big an actor it is.

4 operators of the interviewed are thinking about changing their maintenance programs, while the majority who are not thinking about changing their maintenance program have done so within the previous five years. This indicates that maintenance programs are a very current topic.

The market for maintenance software is in a constant development process. The problems have been analyzed and it is now up to the creators of maintenance programs to meet market expectations.

Abstract (Swedish)

Syftet med denna rapport var att problemen med underhållsprogram skulle undersökas och sedan till en viss mån lösas. Det fanns 3 frågeställningar i denna rapport och dessa var vilka problem som användarna upplever med underhållsprogram, hur problemen kan lösas och vad underhållsprogram används till idag och vad dessa kommer användas till i framtiden. Undersökningen genomfördes genom intervjuer med 12 fastighetsaktörer. Därefter kopplades resultaten från intervjuerna till tidigare vetenskapliga artiklar och rapporter.

Flera rapporter/undersökningar har tidigare kommit fram till att underhållsplaner och underhållsprogram underlättar planeringen av underhåll och budgetsammansättning. Undersökningarna har alla resulterat i att en underhållsplan är ett måste för fastighetsägare med större fastighetsportfölj.
Lagar påverkar hur brett ett underhållsprogram, som är utvecklat för ett land, kan användas i ett annat. Lagarna i Sverige och Finland är snarlika men om det djupdyks i dessa kan det ändå ses att skillnader finns. Detta innebär att ansvar finns hos olika parter när det exempelvis handlar om utredningar kring en fastighet. Därav kan inte mallar till olika besiktningsprotokoll uppföras på samma sätt i de båda länderna.
Energiåtgången finns i regel inte som en del av underhållsprogrammen idag men kan kanske göra det i framtiden. Energisparmål finns i regel i organisationer men det finns en bristfällig plan och implementering för att nå dessa. En bristande faktor anses vara ekonomerna som har bristfällig utbildning i att arbeta långsiktigt med energisparåtgärder och en annan var att konsultbolagen som används håller sig till standardiserade lösningar och bidrar inte med något nytt in till organisationen.
Redan år 1960 analyserades problemen med underhåll och hur detta kan effektiviseras. År 1973 fanns en utredning om att effektivisera ett fastighetsbolags underhåll genom att starta upp ett datasystem, alltså ett så kallat underhållsprogram.

Underhållsprogram finns idag för att det enkelt ska kunna ses vilka underhåll som måste göras och för att smidigt kunna göra en budgetsammansättning. I ett underhållsprogram så är ett underhåll kopplat till en kategori, såsom rörinstallation, ett läge såsom en viss lokal, en byggnad såsom en adress och en märkning, såsom ett projekt- eller ordernummer. Programmet kan i olika utsträckning vara kopplade till andra program som styr exempelvis ekonomi och drift, vilket underlättar användningen hos alla företagens parter. Längden på underhållsplanen som programmet genererar kan variera men den är i regel mellan 5-50 år.

Genom intervjuer med 12 fastighetsaktörer, analyserades 8 olika underhållsprogram. Fastighetsaktörerna fick lägga fram fördelar och nackdelar med sina program utifrån väl valda frågor i intervjuerna. Programmen var olika utvecklade för att användas till just underhållsplanering och vissa program som används är inte ens specialiserade inom detta område. De program som kunde analyseras via de olika fastighetsaktörerna var Incit Xpand med Repab, Planima, Vitec, Excel, HSBs egna program, Riksbyggens egna program Adressor, Hypergene och Navigon.

De komplikationer som togs upp med programmen var bland annat användarvänlighet, d.v.s. exempelvis mer strukturerade, och fler, underkategorier och en funktion som supersök för att hitta i programmet. En annan komplikation som togs upp var att ett mer automatiserat program var önskat hos många användare, d.v.s. ett program som självt strukturerar upp en underhållsplan m.h.a. inskrivna fakta, som uppdaterar standardpriser i programmet oftare och som kan strukturera upp myndighetsbesiktningar. Vidare ville respondenterna att programmen skulle kunna användas mer brett för att ha allt samlat på samma ställe, d.v.s. att programmet skulle kunna omfatta hyreshantering, ekonomisk budget, underhållsplan, projekthantering, besiktningshantering, drift, energiåtgång o.s.v. Andra förbättringar av programmen som togs upp var autogenererade underhållsåtgärder utifrån besiktning och bättre utbildningar från skaparna hos programmet.

Användarna av programmen ansåg också att det finns en del utvecklingsmöjligheter i programmen utöver de användningsområden som programmen används till idag. En av de potentiella utvecklingsmöjligheterna var att programmet skulle kunna föreslå en åtgärd på driftsystemet utifrån kalkyl och övervägning samt vetskap om vilket energisystem som finns i fastigheten idag. Det fanns blandade synpunkter till denna föreslagna förbättring i programmen, men alla respondenter ansåg ändå att detta kunde vara fördelaktigt. Dessutom ansågs det att flaggningar för något som är fel i driftsystemet också kunde vara fördelaktigt, och att det via programmet meddelas om ett visst fel uppstår flera gånger. Detta sker enligt respondenterna idag i ett separat kalkylblad/program.

Det är viktigt att poängtera att olika respondenter hos fastighetsaktörer kräver olika funktioner och utbredning i ett program beroende på om de är konsulter eller fastighetsägare, om de driver kommersiella fastigheter, hyresrätter eller Bostadsrätter, vilken position de har inom koncernen, om det är en kommun eller en privat aktör, och hur stor aktör det rör sig om.

4 aktörer av de intervjuade funderar på att byta ut sina underhållsprogram medan majoriteten som inte funderar på att byta ut sitt underhållsprogram har gjort detta inom de närmsta fem åren. Detta tyder på att underhållsprogram är ett väldigt aktuellt ämne.

Marknaden för underhållsprogram är i en ständig utvecklingsprocess. Problemen har analyserats och det är nu upp till skaparna av underhållsprogram att möta marknadens förväntningar.

Popular Abstract (Swedish)

Utvecklingen av underhållsprogram framtagna för underhåll av byggnader.

Det finns väldigt många komplikationer och utvecklingsmöjligheter i dagens underhållsprogram, som strukturerar underhållsplaner. Komplikationerna finns inom områdena användarvänlighet, automation och myndighetsbesiktningar.

Utvecklingsmöjligheterna är bl.a. att programmen kan få ett bredare användningsområde med t.ex. energiåtgång som en del av programmet, och bättre utbildning från skaparna av programmen. Vidare är en annan utvecklingsmöjlighet att föreslagna åtgärder på olika byggdelar finns med i programmet, och att flaggningar på fel i fastighetssystemet ska komma upp i programmet och då även antalet flaggningar på en viss byggnadsdel.

Det är viktigt att poängtera att olika respondenter hos fastighetsaktörer kräver olika funktioner och utbredning i ett program beroende på om de är konsulter eller fastighetsägare, om de driver kommersiella fastigheter, hyresrätter eller Bostadsrätter, vilken position de har inom koncernen, om det är en kommun eller en privat aktör, och hur stor aktör det rör sig om.

4 aktörer av de intervjuade funderar på att byta ut sina underhållsprogram medan majoriteten som inte funderar på att byta ut sitt underhållsprogram har gjort detta inom de närmsta fem åren. Detta tyder på att underhållsprogram är ett väldigt aktuellt ämne. Marknaden för underhållsprogram är i en ständig utvecklingsprocess. Problemen har analyserats och det är nu upp till skaparna av underhållsprogram att möta marknadens förväntningar.

Flera rapporter/undersökningar har tidigare kommit fram till att underhållsplaner och underhållsprogram underlättar planeringen av underhåll och budgetsammansättning. Undersökningarna har alla resulterat i att en underhållsplan är ett måste för fastighetsägare med större fastighetsportfölj. Redan år 1960 analyserades problemen med underhåll och hur detta kan effektiviseras. År 1973 fanns en utredning om att effektivisera ett fastighetsbolags underhåll genom att starta upp ett datasystem, alltså ett så kallat underhållsprogram.

Underhållsprogram finns idag för att det enkelt ska kunna ses vilka underhåll som måste göras och för att smidigt kunna göra en budgetsammansättning. I ett underhållsprogram så är ett underhåll kopplat till en kategori, såsom rörinstallation, ett läge såsom en viss lokal, en byggnad såsom en adress och en märkning, såsom ett projekt- eller ordernummer. Programmet kan i olika utsträckning vara kopplade till andra program som styr exempelvis ekonomi och drift, vilket underlättar användningen hos alla företagens parter. Längden på underhållsplanen som programmet genererar kan variera men den är i regel mellan 5-50 år.

Genom intervjuer med 12 fastighetsaktörer, analyserades 8 olika underhållsprogram. Fastighetsaktörerna fick lägga fram fördelar och nackdelar med sina program utifrån väl valda frågor i intervjuerna. Programmen var olika utvecklade för att användas till just underhållsplanering och vissa program som används är inte ens specialiserade inom detta område.

• author: Svensson, Martin
• supervisor: Stefan Olander
• organization: Construction Management
• alternative title: The development of Maintenance programs designed for Maintenance planning of buildings
• course: VBEM01 20222
• year: 2023
• type: H3 - Professional qualifications (4 Years - )
• subject: Technology and Engineering
• keywords: Underhållsprogram Underhållsplan Byggnation Underhåll Maintenance Maintenance plan Maintenance program Building engineering Drift Programs for buildings
• publication/series: 0349-4969
• report number: 5712
• other publication id: ISRN LUTVDG/TVBP-23/5712-SE
• language: Swedish
• additional info: Handledare: Stefan Olander; Examinator: Rikard Sundling
• id: 9142379
• date added to LUP: 2024-01-09 16:38:59
• date last changed: 2024-01-09 16:38:59