Maximizing Climate Benefits through Circular Public Procurement

Abstract

Circular public procurement has the potential of supporting the transition towards a circular economy. Public purchases of IT are responsible for a significant amount of Sweden’s total public procurement emissions. However, IT product’s climate impact can also be greatly reduced through circular strategies. With the goal of inspiring and guiding public procurement officers and decision makers to prioritize circular public procurement, this study aims to investigate the comparative climate benefits and implementation challenges with circular strategies for procuring smartphones and laptops. Method: An analysis of current circular LCA research was conducted to understand the comparative benefits, complemented with semi structured stakeholder interviews to identify the experienced challenges from implementation. Result: The analysis of LCA research found significant climate benefits with purchasing reused smartphones and laptops. For the disposal of the devices, repair services would have the greatest climate benefits, followed by reuse, and lastly material recycling. The analysis could distinguish between different reuse strategies and internal reuse resulted in higher climate benefits than external reuse. Decreasing hibernation was found to be a key strategy for maximizing the other circular strategies climate benefits. The stakeholders saw no direct procurement obstacles with implementing the circular strategies but identified challenges for the implementation which all leads back to a lack of leadership for circularity and the current linear economic structure. Conclusions: Public organizations who want to implement circular procurement strategies of smartphones and laptops should make sure there is a clear leadership for circularity and have full control of their devices to decrease hibernation. When implementing their circular strategies, the organization should consider how their choice in agreement structure will influence the type of suppliers that can place a bid.

Popular Abstract (Swedish)

När offentliga verksamheter genomföra inköp av arbete, tjänster eller produkter är det viktigt att de görs på ett transparant, förutsägbart och ekonomiskt fördelaktigt sätt. Detta för att minimera risken för korruption och för att skattemässiga medel skall användas så effektivt som möjligt. Inköpen måste därför gå igenom en offentlig upphandlingsprocess, där alla potentiella leverantörer får en chans att delta och lägga in ett anbud. Den offentliga upphandlingen är med och skapar många av förutsättningarna för den vardag vi lever och på så sätt påverkar hur vi använder våra resurser och vår klimatpåverkan.
I takt med att intresset för cirkulär ekonomi har ökat har även intresset för cirkulär offentlig upphandling. Genom att stötta omställningen till en cirkulär ekonomi har cirkulär offentlig upphandling som syfte att ha ett helhetsperspektiv och fokusera på vilket behov som ska fyllas snarare än produkten som skall upphandlas. Offentliga inköp av IT står för den tredje största klimatpåverkan från Sveriges offentliga inköp dvs. upphandlingar. Samtidigt är datorer och telefoner exempel på produkter vars klimatpåverkan kan minskas signifikant genom cirkulära tillvägagångsätt som reparation, återbruk och återvinning.
Studiens syfte var att underlätta för upphandlare och beslutsfattare att maximera sin klimatnytta vid upphandling av telefoner och datorer. Detta genom att undersöka klimatnyttan med olika cirkulära strategier samt intressenters erfarenheter av svårigheter med att implementera strategierna. Den potentiella klimatnyttan undersöktes genom en analys av cirkulära LCA studier varav olika cirkulära upphandlingsstrategier kunde rangordnas i relation till varandra. Erfarenheterna av svårigheter med implementering av cirkulär upphandling undersöktes med hjälp av semistrukturerade intervjuer med utvalda intressenter.
Resultatet påvisade en större klimatnytta med att köpa återbrukade telefoner och datorer än nyproducerade. Analysen resulterade även i en hierarki mellan avyttringsstrategier där reparation resulterade i störst klimatnytta följt av återbruk och slutligen materialåtervinning. Inom återbruk kunde det även fastställas att internt återbruk resulterade i en större klimatnytta än externt återbruk. Utöver det visade även analysen problematiken med att enheter hamnar i dvala, vilket refererar till när enheter som inte används inte lämnas in för återbruk direkt, utan ”försvinner” en period innan de lämnas in.
Intressenterna som medverkade i de semistrukturerade intervjuerna såg inga upphandlings hinder med de cirkulära upphandlingsstrategierna. Dock identifierades
andra utmaningar som kan försvåra implementeringen. Dessa grundade sig främst i avsaknaden av ledarskap samt ett internt motstånd. Avsaknaden av ett tydligt ledarskap resulterar i att upphandlingarnas struktur inte gynnar en cirkulär ekonomi utan i stället håller fast i dess traditionella linjära struktur. Intressenterna identifierade även en konflikt mellan inköp av återbrukad IT och internt återbruk som en utmaning för att kombinera olika cirkulära strategier.
Studiens slutsatser var att för att maximera klimatnyttan vid implementering av cirkulära upphanslingsstrategier bör organisationerna adressera problematiken med dvala samt införa ett tydligare ledarskap kring hur en cirkulär ekonomi skall prioriteras. Utöver detta bör upphandlare och beslutsfattare ta i beaktning att deras val av ramavtalsstruktur påverkar vilken typ av aktör som kan medverka i upphandlingen. De bör därefter anpassa sin ramavtalsstruktur efter den typ av ekonomisk struktur de vill att deras leverantör skall följa.

• author: Kjaer Helgstrand, Josefine
• supervisor: Charlotte Leire
• organization: Centre for Environmental and Climate Science (CEC)
• alternative title: Challenges and Climate Benefits with Circular Public Procurement of Smartphones and Laptops.
• course: MVEM14 20241
• year: 2024
• type: H2 - Master's Degree (Two Years)
• subject: Earth and Environmental Sciences
• keywords: Public Procurement, PP, Circular Public Procurement, CPP, ICT, Circular ICT, Smartphone, Laptop, Life Cycle Assessment, Repair, Reuse, Hibernation, Recycle
• language: English
• id: 9159852
• date added to LUP: 2024-06-12 13:52:49
• date last changed: 2024-06-12 13:52:49