Integrering av fastighetsförvaltning i ombyggnadsprojekt

Abstract (Swedish)

Studien syftar till att undersöka hur fastighetsbolag integrerar förvaltningsaspekter i ombyggnader av deras fastigheter. Fokus kommer ligga på hur förvaltningsaspekter och underhållsåtgärder har inkluderats samt hur samarbetet mellan förvaltningen och projektledningen sker. Studien ska även identifiera förbättringsmöjligheter och diskutera alternativa metoder. Målsättningen för studien är att besvara de formulerade frågeställningarna:

• Hur planeras den framtida fastighetsförvaltningen i ombyggnadsprojekt?
• Hur kan det säkerställas att närliggande och nödvändiga underhållsåtgärder inkluderas i ombyggnaden?
• Hur sker samarbetet mellan projektledningen och förvaltningen under ombyggnadsprojekt?

Examensarbetet har genomförts med en kvalitativ litteraturstudie, dokumentstudie och intervjustudie. Dokumentstudien undersökte tre projekt och kompletterades med två intervjuer. I intervjustudien har personer med olika befattningar på några olika företag intervjuats. Litteraturstudien, dokumentstudien och intervjustudien analyserades sedan för att nå en slutsats.

Detta examensarbete har undersökt hur fastighetsförvaltning integreras ombyggnadsprojekt och identifierat flera nyckelfaktorer för integrationens framgång.

Studien visar att involvera förvaltarna tidigt i planeringsskedet är avgörande för att säkerställa att projektet uppfyller kraven och uppsatta mål. Förvaltarnas kunskap om byggnaden är en stor bidragande faktor för att identifiera relevanta åtgärder som projektet behöver inkludera. Genom en kontinuerlig dialog mellan förvaltarna och projektledarna samt tydliga mål, kravställningar och projekteringsanvisningar kan förvaltningsaspekter integreras tidigt i ombyggnader.

Studien undersökte även hur fastighetens kortsiktiga behov inkluderades i ombyggnadsprojekten. För att säkerställa att nödvändigt och närliggande underhåll inkluderas har följande process identifierats: Identifiera, Inkludera och Uppfölja.

Först måste underhållsåtgärderna identifieras där studien visar att förvaltningens och driftens vardagliga arbete säkerställer en god uppfattning om fastigheten och möjliggör att nödvändiga åtgärder kan lyftas fram när ombyggnaden planeras. Genom en nära kontakt med hyresgästen säkerställs även att de inkluderade underhållsåtgärderna möter kundens behov.

Identifierade underhållsåtgärder behöver sedan inkluderas i ombyggnaden och korrekt utförande av dessa måste säkerställas. Detta görs framför allt genom tydliga beskrivningar och kravställningar från fastighetsägarna samt aktivt deltagande under projektet.

Slutligen måste ombyggnaden följas upp för att säkerställa att resultatet blev som efterfrågat. Detta sker genom besiktningar och kontinuerliga uppföljningar under driften för att identifiera och åtgärda problem. Erfarenheter från ombyggnaden ska även sammanställas och integreras i nästa projekt för att minimera misstag.

Arbetet har också undersökt samarbetet mellan förvaltningen och projektledningen. Detta samarbete har visats vara kritiskt för att inkludera förvaltningsaspekter och nödvändiga underhållsåtgärder. Studien visar att samarbetet främst sker genom informella möten och en tydlig rollfördelning. De informella mötena möjliggör effektiv informationsdelning, medan rollfördelningen säkerställer medvetenhet om ansvarsområden bland de medverkande.

Examensarbetet har identifierat att ombyggnader främst sker i samband med en hyresgästanpassning där fastighetsägarna i stor utsträckning anpassar fastigheten till brukaren. Studien har däremot identifierat flera fördelar med standardiserade lösningar särskilt för kontorsbyggnader och ser en möjlig framtida trend åt mer standardiserade ombyggnader.

Abstract

The study aims to investigate how real estate companies integrate facility management aspects into the reconstruction of their properties. The focus will be on how facility management aspects and maintenance measures are included, as well as how the collaboration between facility managers and project managers takes place. The study will also identify areas for improvement and discuss alternative methods. The goal of the study is to answer the formulated research questions.

• How is future facility management planned in reconstruction projects?
• How can it be ensured that necessary and nearby maintenance measures are included in the reconstruction?
• How does the collaboration between project managers and facility managers occur during reconstruction projects?

This master’s thesis is based on a qualitative literature review, document study, and interview study. The document study examined two projects and was supplemented by two project specific interviews. In the interview study, individuals with various roles at different companies were interviewed. The literature review, document study, and interview study were then analyzed to reach a conclusion.

This master's thesis has examined how facility management is integrated into reconstruction projects and identified several key factors for the success of this integration.

The study shows that involving facility managers early in the planning phase is crucial to ensuring that the project meets the requirements and set goals. The facility managers' knowledge of the building is a significant contributing factor in identifying relevant measures that the project needs to include. Through continuous dialogue between facility managers and project managers, as well as clear goals, requirements, and project instructions, facility management aspects can be integrated early in reconstructions.

The study also examined how the property's short-term needs were included in the reconstruction projects. To ensure that necessary and nearby maintenance is included, the following process was identified: Identify, Include, and Follow-up.

First, maintenance measures must be identified. The study shows that facility managers’ and technicians’ daily work ensures a good understanding of the property and enables necessary measures to be highlighted when planning the reconstruction. Through close contact with the tenant, it is also ensured that the included maintenance measures meet the customer's needs.

Identified maintenance measures then need to be included in the reconstruction, and correct execution must be ensured. This is primarily done through clear descriptions and requirements from the property owners, as well as active participation during the project.

Finally, the reconstruction must be followed up to ensure that it meets the desired outcomes. This is done through inspections and continuous follow-up during operation to identify and address any issues. Experiences from the reconstruction should also be compiled and integrated into future projects to minimize mistakes.

The master’s thesis has also researched the collaboration between facility managers and project managers. This collaboration has proven to be critical for including facility management aspects and necessary maintenance measures. The study shows that collaboration primarily occurs through informal meetings and a clear division of roles. The informal meetings enable effective information sharing, and the division of roles ensures clarity regarding responsibilities among participants.

The master's thesis identified that reconstructions primarily occur in connection with tenant adaptations, where property owners largely adjust the property to the user. However, the study identified several advantages of standardized solutions, especially for office buildings, and predicts a potential future trend toward more standardized reconstructions.

Popular Abstract (Swedish)

Tänk om ombyggnader inte bara anpassades efter hyresgäster utan också bidrog till långsiktig hållbarhet. Denna rapport undersöker hur fastighetsbolag kan göra just det. Efterfrågan på gröna byggnader ökar, och ombyggnader ger en perfekt möjlighet att införa hållbara lösningar och effektivisera förvaltningen. Men utnyttjar fastighetsföretagen verkligen denna möjlighet? Och hur går de till väga?

Många företag anpassar ombyggnader efter en specifik hyresgäst, men detta skapar problem. Omfattande planering av ombyggnaden blir då svår att utföra i tidigt skede eftersom företagen inte är villiga att spendera mycket tid på ett projekt innan ett hyresavtal är signerat och en framtida hyresintäkt är garanterad. När kontraktet med hyresgästen är signerat är ombyggnadens omfattning och budget bestämda. Detta innebär att planeringen av ombyggnaden i tidigt skede blir övergripande och viktiga aspekter riskerar att missas och kan inte integreras i efterhand.

Denna rapport undersöker hur företagen går runt detta problem och fokuserar på hur förvaltningen integreras, hur fastighetens behov och åtgärder inkluderas samt hur samarbetet mellan projektledare och förvaltare sker.

Genom en litteraturstudie, dokumentstudie och intervjustudie har rapporten identifierat flera framgångsfaktorer för att integrera förvaltningsaspekter i ombyggnader. En tidig integrering av förvaltning och ett effektivt samarbete mellan projektledare och förvaltare är kritiskt för att ombyggnaden ska bli lyckad. Det leder till att nödvändiga och omfattande aspekter som gynnar långsiktig hållbarhet inkluderas i projektet. Framför allt sker integrering av förvaltning genom informella möten på kontoret eftersom projektledarna och förvaltarna sitter nära varandra. Mindre kostsamma men viktiga aspekter tas hänsyn till genom kravställningar och mål som både fastighetsägaren och den anlitade entreprenören förhåller sig till under ombyggnaden. Företagen arbetar även med att identifiera fastighetens behov för att sedan hitta en hyresgäst som passar fastigheten men som även passar de planerade åtgärderna samt den tänkta visionen för fastigheten.

En annan möjlighet med ombyggnader är att integrera underhållsåtgärder för att undvika utföra det efter slutförandet. Här har en process tagits fram som innefattar tre steg: Identifiera, Inkludera och Uppfölja. Genom att följa dessa steg kan nödvändigt underhåll identifieras och även säkerställas att lösningen passar hyresgästen. Processen säkerställer även att underhållet faktiskt inkluderas i ombyggnaden och utförs på efterfrågat sätt. Slutligen omfattar processen uppföljning av de inkluderade åtgärderna samt att erfarenheter tas tillvara.

Arbetets sista aspekt var samarbetet mellan förvaltarna och projektledarna. Den informella kommunikationen har visat sig vara avgörande för samarbetet, då den möjliggör enkel diskussion av frågor och problem samt underlättar delning av informell information.

Även om studien identifierar effektiva metoder för att integrera förvaltning i ombyggnadsprojekt, finns det också utmaningar. En av de största bristerna är underhållsplanerna som ofta saknar detaljerad information efter fem år, vilket kan leda till att nya ingrepp behöver utföras efter slutförandet av ombyggnaden. Dessutom finns det sällan tydliga rutiner för att integrera erfarenheter från tidigare ombyggnader. Detta innebär att varje projekt riskerar att börja från noll, istället för att bygga vidare på lärdomar från tidigare arbeten.

En intressant aspekt från arbetet är att det finns en potentiell framtida trend att utföra mer standardiserade lösningar. Detta blir då mer hållbart eftersom mindre resurser måste läggas på omfattande ombyggnader för varje ny hyresgäst.

Med det sagt redovisar denna rapport hur företagen integrerar fastighetsförvaltning i sina ombyggnader och vad som driver till att implementera förvaltningsaspekter. Rapporten presenterar även brister och vilka förbättringar företagen kan genomföra med minimala resurser för att göra dessa praktiskt implementerbara.

• author: Öberg, Oscar
• supervisor: Rikard Sundling
• organization: Construction Management
• alternative title: Integration of facility management in reconstruction projects
• course: VBEM01 20242
• year: 2025
• type: H2 - Master's Degree (Two Years)
• subject: Technology and Engineering
• keywords: Fastighetsförvaltning, facility management, förvaltningsplan, ombyggnad, dokumentation, informationshantering, BIM, soft landings, hållbarhet, miljöcertifiering, underhåll
• publication/series: 0349-4969
• report number: 5738
• other publication id: ISRN LUTVDG/TVBP-25/5738-SE
• language: Swedish
• additional info: Examinator: Stefan Olander
• id: 9186243
• date added to LUP: 2025-03-10 16:29:57
• date last changed: 2025-03-10 16:29:57