Praktiskt förändringsarbete – Fallstudie på en liten mekanisk verkstad

Abstract (Swedish)

Syfte: Syftet med förändringsarbetet är att hjälpa Varberger Sweden AB att skapa den fungerande produktionsapparat som behövs för att jobba enligt den av företaget utarbetade affärsidén med kärnkompetens och kundanpassning. Arbetet kommer att beskriva det använda arbetssättet, dvs. analysarbetet, men huvudsyftet är att skapa förändringar i företaget och så långt som möjligt
implementera dessa.

Problemställning: Företaget Varberger Sweden AB har i omgångar gått i konkurs av olika anledningar. Företagets nuvarande ledning ser att det finns en kärna i företaget som är värdefull men att denna tyvärr i dagsläget inte kan utnyttjas till fullo eftersom det finns mycket runt omkring denna kärna som behöver bearbetas för att kunna fungera. För att kunna utnyttja sin kärnkompetens och för att få företaget att bli framgångsrikt ser därför ledningen att det behövs en genomgång för att få rätt på omgivningen kring denna kompetens.

Metod och teori: Författarna har i detta arbete valt att lägga sig i ett område där fallstudie och aktionsforskning överlappar varandra. Utgångspunkten var att starta ett förändringsarbete, där Kotters (1995) teorier tillämpats, och med det olika aktiviteter vilket senare analyseras och därmed valt aktionsforskningen. Fördelarna som funnits är att författarna kunnat inta båda rollerna som krävs vid aktionsforskning. Som anställd i företaget har en av författarna kunnat vara mer inblandad i företaget medan den andra, som endast deltagit som student, haft en mer undersökande inställning till arbetet. Då undersökningen inriktat sig mot ett konkret fall, under verkliga förhållanden i ett aktivt företag där de effekter och resultat som kommer av förändringarna undersökts kan det ses som att arbetet tenderar mot fallstudiemetodiken. Ett känt problem vid denna metodik är generaliserbarheten, d.v.s. att resultaten är svåra att appliceras på andra fall, men exempel på viss generaliserbarhet finns i detta arbete. Detta då resultatet till viss del kan appliceras på små verkstadsföretag som befinner sig i uppstartsfasen.

Arbetet genomförts med hjälp av PDCA cykeln där hypoteser tagits fram och implementerats för att sedan titta på resultatet, analysera detta och ta beslut om det ska införas permanent eller att cykeln ska börja om från början. I bakgrunden har även arbetet haft Kotters (1995) teorier om förändringsarbete för att kunna genomföra förändringsarbetet på ett effektivt sätt.

Slutsatser: I arbetets första skeden lades mycket tid och kraft på att förbättra företagets produktionsflöden, tillverkningsrutiner och beställningsrutiner. Trots att dessa var i stort behov av förbättringar framkom snart att struktur och kommunikation var en ännu större orsak till bristerna i företagets effektivitet. Kommunikation var ett område med brister, varför det fokuserades på detta inledningsvis. Följden blev att implementeringen här kom långt med tydligare resultat som följd. Framförallt lades kraft på enkla visuella lösningar. Det stora organisationsarbetet som syftade till att skapa en mer fungerande organisation handlade inte så mycket om att förändra strukturen på organisationen som sådan. Arbetet gick mer ut på att tydliggöra hur den såg ut för alla så att företaget kunde börja arbeta enligt organisationen. Här fanns potential att spara tid, minska antalet missförstånd och därigenom minska kostnader och irritation. I övriga delar som arbetet studerade, produktion och struktur, var projekttiden för kort för att kunna slutföra implementeringen. Projektet satte t.ex. upp en tavla som skapade struktur i företaget men inom andra delar av detta arbete, såsom införande av kanban metodiken och en företagspärm som skulle bidra till känslan för företaget, påbörjades bara implementeringen och framtagandet. Dessa delar rekommenderas företaget att arbeta vidare med för att kunna utvärdera, och antagligen få, effekt. En begränsning av den implementering som genomfördes var bristen på en långtgående uppföljning. Exempelvis togs ett förslag med morgonmöten och månadsmöten fram för att skapa struktur i produktionen. Förslaget implementerades men en djupare uppföljning hade varit att önska och företaget rekommenderas att i fortsättningen arbeta mer med de olika förslag som uppkom under arbetet.

Popular Abstract

Purpose: The purpose with the work of change was to help the company Varberger Sweden AB to change its way of working and by that enabling the company to reach the developed business concept
were core competences such as precision and customization was seen as the key to success.

Task description: The company Varberger Sweden AB have for different reasons gone into bankruptcy some times during the years. The current management team identify a core within the company with great value which unfortunately they aren´t able to use completely since its surroundings needs to be restructured. This is why the management team have identified the need of a work were this surrounding will be analysed and corrected to enable the company to fully utilise its core competence.

Methodology: The authors have choosen a methodology within and area were case study and action research is overlapping each other. To start with the aim was to initiate a change management were the theories of Kotter were applied, and by that different activities were launched and later analysed, thus a work following the action research methodology. The authors could benefit from the fact that they could go work from different perspectives. As already employed by the company, one of the authors could be more involved whereas the other author could take the role of an investigator, both perspective needed in the action research. As the work has studied a specific case, with reel conditions in an active company were effects and results coming from the changes could be analysed could be seen as a work tending to be defined as a case study methodology. This methodology could sometimes have problem using the result in other cases, however some some of the findings in this study some of the results could have a possibility to be applied in small mechanical workshops companies within the start-up phase.

The work has been done with the use of the PDCA cycle were hypothesises were developed and implemented. The results were later analysed as a base for a decision if the change should be
implemented permanently or if the cycle should start all over. Throughout the work, the theories by Kotter have always been a part of the work in leading the changes in an efficient way.

Conclusion: In the first part of the work a lot of focus was put on improving the production flows, manufacturing routines, and purchasing routines. Even though these areas were found in need of change it was found to be a greater need of change in areas such as structure and communication were much of the cause for the inefficiency within the company could be found. The paths for communication needed were standardised which proved good result. It was noted that much could be done within this area which early on was given a lot of attention. This led to a
work were the implementation of activities did great achievements with good result as an outcome. Much effort was put to creat simple, visual solutions. The work with the organisation, intended to create a good efficient organisation, didn´t turn out to be a work to change the structure of the organisation. It turned out to be more of a work were the need was to clarify the existing structure of the organisation and align everybody around this and starting to work accordingly. In this area a lot of savings could be done in saved time, reduce misunderstanding which created a lot of costs as well as frustration. Other parts within the project, production and structure, was done under some time constrains which limited the possibility to go that far with the implementations. The project created a board which created structure within the manufacturing and also the company in general. Other parts however, such as Kanban methodology and the company binder which were to improve the company culture was only initiated to implementation and creation. The project recommends the company to continue the work with these parts to be able to evaluate them and probably gain result by them. What was missed during the implementation was a thorough follow up. As an example, the project released a new way to structure the production by morning meetings and monthly meetings were different topics were to be reported and plans were to be made. The release was implemented but a deeper follow up would have been a good way to proceed and the company is recommended to do so and continue improving these suggestions even more.

• author: Möller, Christian and Haraldsson, Johan
• supervisor: Everth Larsson
• organization: Engineering Logistics
• course: MTT820 20071
• year: 2014
• type: M1 - University Diploma
• subject: Technology and Engineering
• keywords: Förändringsarbete, processkartläggning, kommunikation, Change management, Process mapping, Communication
• report number: 5776
• language: Swedish
• id: 4857104
• date added to LUP: 2014-12-04 14:18:44
• date last changed: 2014-12-04 14:18:44