Avtalsuppföljning i offentlig upphandling - Hur säkerställer myndigheter ett rättsenligt agerande vid uppföljning av upphandlade varu-och tjänstekontrakt?

Abstract

From the moment a government entity makes the decision to initiate a
procurement procedure until that procedure is finalized through the award of a contract to a winning supplier, the procuring entity’s course of action is regulated in great detail by relevant public procurement legislation which for Swedish contracting authorities primarily consists of primarily law (2016:1145) on public procurement. The award of the contract is also the start of a contractual relationship between the government agency and the supplier where the procuring agency remains bound by several different sets of obligations but where explicit procurement regulation in the form of law is conspicuously absent.
Swedish procurement regulations are based on the rules and principles of
EU procurement law. This means that principles of non-discrimination,
equal treatment, transparency and proportionality remain relevant
throughout the contract phase. In order to fulfill the obligations arising from these principles the contracting authority has to carefully think through its actions both during the creation and the implementation of the contract.
During the creation of the tender and the contract that results from it, it is of the utmost importance that the procuring entity only places demands on the supplier that are possible to verify. In the Wienstrom case the CJEU plainly stated that the lack of a possibility to ensure that the contractual obligations of the supplier were being met constituted a breach of the principle of equal treatment, which can result in serious consequences for the contracting authority.
In addition to the requirement that the terms and conditions of the contract are possible to verify, clarity in the construction of the contract serves several other purposes as well. After having weighed relevant parts of swedish domestic administrative law and contract law, one conclusion that I draw is that any uncertainties in the contract will very likely be held against the government agency, which can result in significant problems for that agency both under guiding principles of public procurement and under contract law.
Throughout the course of the contract the government authority has an
obligation to make sure that no significant changes are made to the contract.
In addition to the negative implications this has for the contracting entity’s ability to adjust the terms and conditions of the contract in a practical manner it places a duty on the entity to make sure that the supplier holds up its end of the bargain, since responsibility for the maintenance of the contract remains with the government agency. The risk for a conflict between the procuring agency’s other obligations and its requirement to uphold the contract is also prevalent. A clear understanding of all of the entity’s obligations - not just those that arise from procurement legislation -is therefore highly important throughout the procurement process.

Popular Abstract (Swedish)

Från och med att en myndighet beslutar att upphandla en vara eller en tjänst fram till att ett kontrakt tilldelas en vinnande leverantör styrs myndighetens agerande av ett detaljerat regelverk, vilket för den klassiska sektorn i första hand består om lagen om offentlig upphandling (SFS 2016:1145).
Kontraktstilldelningen utgör startskottet på en avtalsrelation mellan
myndigheten och leverantören där myndigheten fortfarande har åtskilliga
skyldigheter att upprätthålla men där reglering i LOU i princip saknas.
Upphandlingsreglerna, med LOU i centrum, vilar i huvudsak på en
EU-rättslig grund. Detta får till följd att grundläggande EU-rättsliga
principer om icke-diskriminering, likabehandling, transparens och
proportionalitet behöver uppfyllas av myndigheten under hela
avtalsperioden. För att kunna agera i enlighet med principerna krävs ett
noggrannt arbete av myndigheten både vid utformningen av det
förfrågningsunderlag som resulterar i ett avtal med de vinnande leverantören och vid det konkreta uppföljningsarbetet efter att avtalet börjat löpa.
Vid framtagandet av förfrågningsunderlaget är det av yttersta vikt att
myndigheten ställer krav som den har möjlighet att följa upp. EU-domstolen
har i avgörandet EVN & Wienstrom angett att avsaknaden av en möjlighet
till uppföljning innebär ett brott mot likabehandlingsprincipen, vilket kan få allvarliga konsekvenser för den upphandlande myndigheten. En första
förutsättning för att myndigheter ska säkerställa ett rättsenligt agerande vid uppföljning av upphandlade varu-eller tjänstekontrakt är således att samtliga krav som ställs faktiskt är uppföljningsbara.
I tillägg till den skyldighet som följer av Wienstrom är det viktigt att avtalet utformas på ett tydligt sätt då oklarheter i avtalet även kan orsaka andra problem för myndigheten. En sammanvägning av relevanta delar av svensk förvaltningsrätt och avtalsrätt indikerar att eventuella oklarheter i avtalet löper en stor risk att tolkas till myndighetens nackdel. Förutom att oklarheter i avtalet riskerar att ge upphov till upphandlingsrättsliga transparensproblem kompliceras arbetet i uppföljningsfasen betänkligt ifall myndighetens och leverantörens bild av avtalsinnehållet går isär. Risken för avtalsrättsliga problem är överhängande och även den upphandlingsrättsliga
proportionalitetsprincipen riskerar att hamna i kläm.
Under kontraktets löptid är det nödvändigt för myndigheten att säkerställa
att inga väsentliga ändringar genomförs. Förutom implikationerna som detta
har för myndighetens möjligheter att medverka till justeringar av
leverantörens förpliktelser resulterar det i en viss skyldighet för
myndigheten att beivra ensidiga avsteg gjorda av leverantören. Om
upphandlingen rör sig inom något område där myndigheter har förpliktelser
som följer av övrig förvaltningsrätt är det nödvändigt att myndigheten lever upp till dessa samtidigt som myndigheten alltjämt måste se till att inga väsentliga ändringar görs i det upphandlade kontraktet. Framförhållning och kunskap om myndighetens samtliga förpliktelser blir därför nödvändig redan vid utformningen av förfrågningsunderlaget för att förhindra konflikter mellan tvingande normer under avtalets löptid.

• author: Albrecht, Alexander
• supervisor: Henrik Norinder
• organization: Department of Law
• course: JURM02 20162
• year: 2016
• type: H3 - Professional qualifications (4 Years - )
• subject: Law and Political Science
• keywords: offentlig upphandling, avtalsrätt, förvaltningsrätt
• language: Swedish
• id: 8897808
• date added to LUP: 2017-01-26 08:27:09
• date last changed: 2017-01-27 14:27:43