Konsekvenser i Pandemins spår - Har efterfrågan på kontorslokaler förändrats?

Abstract

Since the outbreak of the pandemic early 2020, the world has experienced disruptive change in many of its foundations. Privileges as free movement, the freedom of assembly and simply being able to go to the movies have been replaced by strict local and national policies, limiting humans and companies. The Covid-19 agenda has forced a lot of businesses into crisis mode with transformation as a consequence. The real estate market is no exception.
Since the Swedish authority “Folkhälsomyndigheten” developed guidelines which urged companies to send home their white-collar workers, to conduct the work from their homes, the question has been discussed, will the routines established around remote work make the phenomena more permanent? And if that is the case, what will then happen to the office space market when authorities have created room for tenants to question their own needs, and in the greater picture the business model of the industry. With regards to the arguments above and my deep interest for the industry, this study was born. Considering the current state of the subject, it was decided to include an external mentor with specialist knowledge and experience from this business field. The search for a mentor landed in a constructive cooperation with the department of Business Development and Strategic Initiatives at Castellum AB.
The aim with this study is to investigate whether the Covid-19 pandemic had caused permanent change of the demand for office space in Sweden. Further, the aim is also to examine and answer how the demand has changed, and to present suggestions on how the real estate companies could act to counter the change and hence prevent a loss in competitiveness. The aim is answered by dividing the concept of demand into four different questions:
1. How has office work changed?
2. How has the demand changed regarding office location?
3. How has the demand changed regarding the design of the office?
4. How has the demand changed regarding the form of contract?
The research method used was qualitative and it consisted of interviews with four groups of different firms in the industry, tenants, real estate companies, analysts and leasing firms. A couple of possible scenarios were formulated for each question above together with Castellum using a hypothetic deductive method. The scenarios were then put into a theoretical context and compared with the results of the study and conclusions were drawn regarding their future probability of becoming true.The study shows that in the wake of the pandemic and with so many people working remotely, new routines and an acceptance for remote work have been ingrained in people’s every day. This fact increases the likelihood of all these changes to become permanent. The flexibility between both the home and the company offices is likely to split the work an employee does at each place.
In that scenario the home office will primarily be used for individual concentration work while the company office will serve as a more creative place for teambuilding, relationship building and other types of work and activities that require a higher degree of physical presence. Although the
normal work day means greater flexibility, but how it practically plays out will differ depending on several factors such as business type, personal living conditions and individual characteristics.
The study also indicates that the office location will be at least as important in the future as it also will fill other important roles. In order to promote the tenants operations, the location has to be
attractive from the employee´s point of view and still be strategically located considering their business needs. The conclusions are that demand in the CBD and the outskirts of the big cities will continue to be attractive, while less central B and C locations will lose attractiveness.
One consequence of the employees working more flexible is that today´s office space will be used less efficiently which will lead to a desire for restructuring the office design. The desire consists of larger social areas that can be used for joint work once the employees meet. The new
digital video communication tools will also require a higher degree of meeting and conference rooms to able to face the demand of more people working remotely. Office design will also play a role in both stimulating creative work and attracting employees in the future and it’s likely that
the restructuring can have effects on the total amount of office space required. The pandemic has shown how quickly conditions can change and as a reaction to the change, tenants have started to
request more flexible contract forms. The flexibility could include terms of termination and the ability to expand or reduce the amount of space used based on the current needs in the business.
Regarding flexibility, the tenants also want the general contract period to become shorter. The desire for flexibility is although related to the general size of the tenant, which argues that smaller ones are likely to be more dynamic and thus more agile in their office requirements.
The conclusions above considering various changes in demand are all factors that affect a certain part of the demand, but the overall effect could only be studied within the framework of the general economic development. The study concludes that the aggregated effect on office demand depends on how well the reduced demand for space, due to lower occupancy, is absorbed by the additional factors in the form of restructuring, anxiety due to the pandemic and the underlying
market growth driven by the rest of the economy. The summarized need for space in the future will hence be determined by the net effect of the listed factors above and when considering them, there are two potential outcomes. The total net effect of the change in demand accompanied by
the economic conditions will either result in growth or decline in aggregated demand. Depending on the outcome, the consequences will vary between different submarkets, but in general it will affect vacancies, market rents, prices, office supply and the production of offices. The impact assessment derived from the potential outcomes, results in both a general and a specific preventive proposal for the real estate companies. The general advice is to continuously carry out analyses on the submarkets and the overall economy in order to constantly have fresh information
when making important decisions. The more specific advice consists of suggestions on how the real estate companies could act strategically in order to respond to the change in demand caused by the Covid-19 pandemic.

Abstract (Swedish)

Utbrottet av den globala pandemin våren 2020, inneburit omvälvande förändringar för i stort sett alla människor och verksamheter. Privilegier som fri rörlighet och mötesfrihet har sedan utbrottet
bytts ut mot strikta restriktioner i de flesta länder vilket drivit många branscher in i krisläge och därmed förändringsarbete. Fastighetsbranschen är inget undantag. Sedan folkhälsomyndigheten
rekommenderat Sveriges befolkning att arbeta hemifrån för att minska smittspridningen har kontorsplatser runt om i Sverige gapat tomma och arbetsdagen förflyttats hem. I takt med att allt
fler människor nu vaccineras, växer en förhoppning om att kunna återgå till en mer normal vardag. Då är det många som ställer sig frågan om de rutiner som etablerats kring hemarbete
kommer bestå, och om pandemin påverkat den kommersiella kontorsmarknaden permanent
eftersom myndigheternas uppmaningar skapat utrymme för hyresgäster att ifrågasätta branschens affärsmodell och sina egna behov. Mot bakgrund av mitt stora intresse för branschen och
ovanstående problematisering föddes idén till detta examensarbete, och med tanke på hur angelägen frågan är så söktes även en extern handledare med bakgrund och kunskap inom
affärsområdet. Sökandet landade i ett konstruktivt samarbete med Castellum ABs avdelning för affärsutveckling och strategiska initiativ.
Syftet med examensarbetet var att undersöka huruvida pandemin orsakad av Covid-19 permanent förändrat efterfrågan på kontorslokaler i Sverige. Vidare var syftet också att undersöka och
besvara hur efterfrågan i sådana fall har förändrats samt presentera förslag på hur fastighetsbolagen kan förhålla sig till förändringen för att behålla konkurrenskraft och lönsamhet.
Syftet besvaras genom att bryta ner efterfrågan i fyra frågeställningar:
1. Hur kan kontorsarbetet komma att förändras?
2. Hur förändras efterfrågan gällande placeringen av kontor?
3. Hur förändras efterfrågan kring utformningen av kontoren?
4. Hur förändras efterfrågan kring dagens kontraktsform
Till varje frågeställning formulerades ett antal möjliga scenarier som härleddes deduktivt i samråd med Castellum. Därefter gjordes en kvalitativ intervjustudie med fyra grupper av branschaktörer bestående i hyresgäster, fastighetsbolag, analysföretag och lokalförmedlare. De
hypotetiska scenarierna jämfördes sedan med resultaten från den kvalitativa intervjustudien och den relaterade teorin inom området och slutsatser drogs om rimligheten i att respektive scenario förverkligas.
Studien visar på att arbetsomställningen till följd av pandemin har skapat rutiner och en acceptans för distansarbete som kommer göra att framtiden medarbetare och verksamheter önskar en större flexibilitet mellan hem- och företagskontoret. Den större flexibiliteten skapar förutsättningar för
att kontoren kommer få olika roller framöver där hemmakontoret främst kommer användas för individuellt koncentrationsarbete medan företagskontoret kommer få en mer kreativ roll där man
arbetar med uppgifter som kräver samarbete och högre grad av fysisk närvaro. Även om den generella arbetsdagen innebär större flexibilitet kommer tillämpningen skilja sig beroende på flertalet faktorer såsom bransch, livsförutsättningar och personlighetdrag. Studien pekar också på att en mer permanent arbetsomställning inte minskar betydelsen av kontorslokalens placering utan att denna kommer bli minst lika viktig framöver eftersom den fyller andra och idag mer betydelsefulla funktioner för hyresgästerna. För att främja verksamheterna behöver placeringen vara attraktiv ur medarbetarens perspektiv och samtidigt behöver den också ligga strategiskt i förhållande deras affärsmässiga behov. Slutsatserna landar i att efterfrågan i CBD och kransområdena kring storstäderna kommer fortsätta vara attraktiva medan mindre centrala B och C-läge tappar i attraktivitet.En följd av att medarbetarna spenderar mer tid hemma är att dagens kontorslokal utnyttjas mindre effektivt. Således kommer arbetsomställningen leda till en omstrukturering i form av fler och större sociala ytor som kan användas till gemensamt arbete när medarbetarna väl träffas.Distansarbetet kommer också kräva en högre grad av mötes och konferensrum för att möta faktumet att närvaron är lägre. Resultaten menar på kontorsutformningen också får en mer övergripande roll i att både stimulera kreativt arbete och attrahera medarbetarna framöver. Det är även sannolikt att omställning kan få effekter på den totala mängden yta som efterfrågas. Pandemin har visat hur snabbt förutsättningarna kan ändras och mot bakgrunden av dagens effektiva värld har omställningen drivit på en önskan om en mer flexibel kontraktsform.
Flexibiliteten man önskar gäller uppsägningsvillkoren och möjligheten att expandera eller reducera kontorsytan utifrån verksamhetens behov. Hyresgästerna önskar också att den generella avtalstiden är lägre. Önskan om flexibilitet avgörs av hyresgästens storlek och ytbehov, där mindre verksamheter är mer dynamiska, flyktiga och i behov av anpassningsbara villkor. Ovanstående slutsatser påverkar alla en del av efterfrågan men den samlade effekten ligger även inom ramen för den allmänna ekonomiska utvecklingen. Studien visar på att den aggregerade effekten på kontorsefterfrågan beror på hur väl minskad efterfråga på yta till följd av lägre beläggning, absorberas av en adderande faktor i form av omstrukturering, pandemioro och den underliggande marknadstillväxt som drivs av den övriga ekonomin. Det blir således nettoeffekten som avgör det summerade behovet av yta framöver vilket ger två potentiella utfall. Att den samlade nettoeffekten av efterfrågeförändringen och de ekonomiska förutsättningarna antingen resulterar i en tillväxt eller en rubbning av den aggregerade efterfrågan. Beroende på utfall kommer konsekvenserna variera mellan olika delmarknader men den generella påverkan kommer vara på vakanser, marknadshyror, priser, kontorsutbud och nyproduktion. Med en utgångspunkt i att konjunkturen stärks kommande år bör omstruktureringen bara verka på marginalen i Sveriges storstäder. Konsekvensanalyserna resulterar i både ett generellt och ett specifikt förebyggande åtgärdsförslag. De generella råden landar i att löpande utföra behovs- och tillväxtanalyser på delmarknader och den övergripande ekonomin för att ständigt ha färska underlag vid beslut. De specifika råden rör istället förslag på hur man kan agera strategiskt för att bemöta den efterfrågeförändring som förväntas till följd av pandemin.

Popular Abstract (Swedish)

Efter pandemin – En ny tid med en förändrad efterfråga på kontorslokaler
Gustav Ingvaldsson
Lund den 21 juni 2021

Pandemin har sedan våren 2020 lamslagit världen med en påverkan på både människor och näringsliv, särskilt fastighetssektorn. Hemflytten har gjort att företagskontor gapat tomma och denna arbetsomställning kommer få en permanent påverkan på kontorsefterfrågan.

Folkhälsomyndighetens rekommendationer har förflyttat arbetsdagen hem och samtidigt skapat utrymme för hyresgäster att ifrågasätta branschens affärsmodell och sina egna kontorsbehov. Oron över vad framtiden kan bringa visar sig i den dagliga debatten och alla engagerade, i synnerhet fastighetsbolagen, ställer sig frågan hur det kan påverka deras framtida affär. I mitt nyligen avslutade examensarbete adresseras frågan och resultaten visar att arbetsomställningen kommer få bestående effekter på kontorsefterfrågan. Examensarbetet är skrivet i samarbete med Castellum och baseras på kvalitativa djupintervjuer av 22 branschaktörer som företräder fyra grupper av yrkesverksamma; hyresgäster, fastighetsbolag, analysföretag och lokalförmedlare.

Studien visar att pandemin har skapat rutiner och en acceptans för distansarbete som leder till att både medarbetare och verksamheter har incitament att önska större flexibilitet mellan hem- och företagskontor. Flexibiliteten innebär att den generella medarbetaren arbetar mer hemifrån i framtiden vilket leder till att kontoren får olika roller i vardagen. Hemmakontoret kommer användas för effektivt koncentrationsarbete, medan företagskontoret blir en kreativ plats för gemensamt utvecklingsarbete. Företagskontorets nya roll skapar ett behov av omstrukturering i många av dagens kontorslokaler. Hyresgästerna önskar fler och större sociala ytor för gemensamt arbete. Man önskar även fler konferensrum för att möta faktumet att den fysiska närvaron kommer vara lägre framöver. Utformningen får inte heller bara en materiell roll utan kommer liksom andra aspekter av företagskontoret vara viktiga för att locka tillbaka medarbetarna. För att citera en hyresgäst: ”Vi kommer att se andra typer av erbjudanden för att attrahera medarbetaren att komma till kontoret. Varför ska jag åka till kontoret om jag kan göra alla arbetsuppgifter hemma?”
Faktumet att man inte träffas lika ofta kommer att öka betydelsen av kontorslokalens placering. Placeringen kommer fylla fler betydelsefulla roller för hyresgästerna framöver, exempelvis som en attraherande faktor likt ovan. Studien visar att intresset lär kvarstå i centrum och tillta i områdena utanför stadskärnan men på bekostnad av ”mellanlägen” som inte innehar samma fördelar som de andra alternativen.

Dagens globala värld innebär snabbare marknadsförändringar, det har pandemin i synnerhet visat vilket accelererat en önskan om ett mer flexibelt hyreskontrakt. Hyresgästerna önskar utrymme för smidigare uppsägning, kortare avtalstid och ytjusteringsmöjligheter. Trots att önskemålen funnits innan virusutbrottet så är det troligt att senaste årets utveckling drivit efterfrågesidan till att bli ännu hårdare kravställare. För att citera en lokalförmedlare: ”Företag är idag mycket mer föränderliga än tidigare, allting går mycket fortare. Det händer mycket mer i marknaden. Vi har exempelvis bytt lokal fyra gånger och aldrig matchat in- och utflytt med vårt kontrakt och idag är det en mer generell bild.”

Trots förändringarna som presenteras ovan finner studien att den totala efterfrågan på kontorsyta framöver kommer avgöras av nettoeffekten av ett antal faktorer. Framtidens ytbehov lär bero på hur väl den lägre beläggningen, absorberas av ytadderande faktorer i form av omstrukturering, möjlig pandemioro kring trångboddhet och den underliggande marknadstillväxt som drivs av den allmänna ekonomiska utvecklingen.

Den ekonomiska utvecklingen är en nyckelfaktor som kommer avgöra riktningen långsiktigt och det är därför av stor vikt att fastighetsbolagen löpande utför behovs- och tillväxtanalyser på både ekonomin och olika delmarknader för att ständigt ha beredskap. För att behålla konkurrenskraft behöver man även arbeta strategiskt med sina koncept för att möta den mer fundamentala förändring som examensarbetet presenterar. Oberoende av tillämpning är en sak säker, fastighetsbolagen kommer behöva arbeta mer aktivt med sitt utbud för att behålla konkurrenskraft i en tid då medarbetarna återgått till sina kontorsplatser och på en marknad där hyresgästerna i högre grad sätter agendan.

• author: Ingvaldsson, Gustav
• supervisor: Ingemar Bengtsson
• organization: Real Estate Science
• alternative title: Consequences in the wake of the Pandemic - Has the demand for office space changed?
• course: VFTM01 20211
• year: 2021
• type: H3 - Professional qualifications (4 Years - )
• subject: Technology and Engineering
• keywords: Efterfrågan, Marknadsanalys, Kontor, Covid-19, 4Q-modellen, Global kris, Urban ekonomi, Fastighetsvärdering, Coworking, Hemarbete, Demand, Market Analysis, Office Space, 4-Quadrant Model, Global Crisis, Urban Economics, Real Estate Valuation, Remote Work
• other publication id: ISRN LUTVDG/TVLM 21/5473SE
• language: Swedish
• id: 9058652
• date added to LUP: 2021-07-02 15:08:59
• date last changed: 2021-07-02 15:08:59