Changes and Challenges of ERP Implementation in the Context of Procurement and Supply Chain Processes - A Case Study at Maersk Drilling

Abstract

Problem Discussion: The oil and gas sector is not very mature in terms of supply chain management. The chosen case company, Maersk Drilling (MD), has problems with a split IT-­landscape with poor data quality. It has caused problems with inefficient and complex processes with much communication required, parallel information and more. Within procurement it translates to problems in spend management and time wasted with tracing orders. The ERP system plays an important role in supporting information sharing, cross-­functional ways of working and a better overview. By introducing a new ERP system some major changes are expected within supply chain and processes will have to be changed. The ERP project is significant hence there are many stakeholders who may perceive the potential challenges differently.

Purpose: The purpose of the study is to dig deeper into how the change with a new ERP system will affect the procurement and supply chain processes at Maersk Drilling. The changes bring challenges as well. The study gives a deep understanding of the perceptions of challenges from the different actors. It is important in order to see if everyone works towards the same goal.

Methodology: This thesis is a qualitative single case study. The theory was gathered prior to a pre-­study that was made at the company in order to grasp the problem and come up with the research questions. Thirteen interviews were made and archival data from the company was collected. This provided several sources of data and triangulation was possible. The data collection was then matched with the theory in order to secure that the theory would cover the specific research questions. After that the analysis was conducted where empirical data was compared with the theory. Finally the conclusions from the whole study were drawn.

Frame of Reference: The reasoning when setting the theoretical framework was that the ERP project is the start of a radical change in the way of working at MD. Many processes are redesigned or improved. The whole study is within the procurement and supply chain area and with this reasoning we then set up the structure for the theoretical framework containing the three areas; Procurement and SCM, Processes, and ERP. In the latter change management plays an important role since the new system means a major change in the way of working for many persons at the case company.

Conclusions: ERP has been an enabler for the changes and the new processes will become more streamlined, standardized and cross-­functional. Increased information sharing will help MD to work more efficient and additional/improved data will give MD an enhanced overview in form of management reporting. The new ERP system was not affecting the level of centralization very much, since the structure of decisions in procurement was not changed. The challenges in implementing these changes have been communicated well between the stakeholders and the view of the challenges is overall unified. Master data was perceived as the biggest challenge, most likely since the project is in the establish phase and that MD has a starting point with very poor data. The data quality is of high importance when migrating data to the new system. MD furthermore needs to look closely at how the offshore personnel perceive the project and how they will meet the changes. The vision was also containing technical and management jargons, which makes it less understandable. Today they use good information and many channels but MD needs to make sure that the communication reaches the end users to achieve buy-­in.

Abstract (Swedish)

Problemdiskussion: Sektorn för olja och gas är inte särskilt mogen när det gäller kunskapen om försörjningskedjor. Det valda företaget för fallstudien, Maersk Drilling (MD), har problem med ett splittrat IT-­landskap och dålig datakvalitet. Det har orsakat problem med ineffektiva och komplexa processer där det krävs onödig kommunikation, parallell inmatning av data, etc. Inom upphandlingar och inköp leder det till problem med förståelsen för hur pengarna spenderas och tid slösas bort med att spåra order. Affärssystemet(ERP) spelar en viktig roll för att stödja informationsutbyte, tvärfunktionella arbetssätt och ge en bättre överblick. Genom att införa ett nytt affärssystem väntas stora förändringar inom leveranskedjan och processer kommer att behöva ändras. ERP-­projektet är så pass omfattande och de olika aktörerna kan därför uppfatta de potentiella utmaningarna på olika sätt.

Syfte: Syftet med studien är att gräva djupare i hur förändringen med ett nytt ERP-­system kommer att påverka inköps-­ och logistikprocesser hos Maersk. Eftersom ERP-­projektet är stort med många personer inblandade, kommer det att innebära förändringar i organisationen och i de roller och ansvarsområden som finns. Det är viktigt att få en djup förståelse för de olika uppfattningarna i projektet när det gäller utmaningarna, för att se om alla arbetar mot samma mål och har samma uppfattning.

Metod: Uppsatsen är en kvalitativ fallstudie. En del teori studerades inför en förstudie som gjordes på företaget för att förstå problemet och komma på de forskningsfrågor som uppsatsen skulle bygga på. 13 intervjuer gjordes och arkivdata från företaget samlades in. Detta gav forskarna flera datakällor och triangulering var möjligt. Datainsamlingen matchades sedan med teorin för att säkerställa att teorin skulle täcka de specifika forskningsfrågorna. I analysen jämfördes empirisk data med teorin och slutligen så drogs slutsatserna från hela studien.

Referensram: Resonemanget när den teoretiska ramen framställdes var att ERP-­projektet är början på en radikal förändring i sättet att arbeta på MD. Många processer kommer göras om eller förbättras. Hela studien är inom inköps-­ och försörjningskedje-­ området och med detta resonemang skapades sedan en struktur för det teoretiska ramverk som innehåller de tre områdena; försörjningskedjor och inköp, processutveckling och affärssystem (ERP). I den sistnämna inkluderas även förändringsarbete vilket spelar en viktig roll då det nya systemet innebär en stor förändring i sättet att arbeta för många personer på fall företaget.

Slutsats: Affärssystemet har varit en möjliggörare för förändringarna och de nya processerna kommer att bli mer effektiva, standardiserade och tvärfunktionella. Ökad informationsdelning kommer att hjälpa MD att arbeta mer effektivt och utökad/förbättrad data ger MD en överblick i form av ledningsrapportering. Det nya affärssystemet påverkar inte graden av centralisering nämnvärt eftersom strukturen av besluten i inköpsprocessen inte kommer förändras. Utmaningarna med att genomföra dessa förändringar har kommunicerats väl mellan de berörda parterna. Master data uppfattades som den största utmaningen, troligen eftersom projektet är i etableringsfasen och MD har en utgångspunkt med dålig data. Datakvaliteten är även av stor betydelse vid förflyttning av data till det nya systemet. MD behöver dessutom titta närmare på hur offshore personalen uppfattar projektet och hur de kommer att bemöta förändringarna. Visionen innehåller teknisk och administrativ jargong, vilket gör det mindre begripligt, och den behöver utvecklas. Idag använder många informationskanaler, men MD måste se till att kommunikationen når slutanvändarna för att få dem att anamma det nya systemet.

• author: Karlsson, Rickard and Flink, Erik
• supervisor: Kostas Selviaridis
• organization: Engineering Logistics
• alternative title: Förändringar och utmaningar med ERP-implementering i inköps- och försörjningskedje-processers sammanhang
• course: MTT820 20132
• year: 2014
• type: M1 - University Diploma
• subject: Technology and Engineering
• keywords: Supply Chain Management, Procurement, Processes, Change Management, ERP, Perceived challenges, Oil and Gas, Försörjningskedjor, Inköp, Processer, Förändringsarbete
• report number: 5758
• language: English
• id: 4463194
• date added to LUP: 2014-08-25 13:14:39
• date last changed: 2014-08-25 13:14:39