System för uppföljning och erfarenhetsåterföring av kalkyler

Abstract (Swedish)

Uppföljning behövs i ett företag för att kunna styra företaget mot de ekonomiska mål som eftersträvas. För att ha en fungerande uppföljningsprocess krävs det att projektet är planerat på ett strukturerat sätt, för att på så vis ge uppföljningen en grund. Rapporteringar och data från tidigare projekt krävs för att analysera och jämföra informationen. Genom att ta vara på erfarenheter och kunskap från tidigare projekt ges det möjlighet till utveckling, förbättring och risken att misstag upprepas minskar.

Bakgrunden till examensarbetet är att kalkylatorerna i företaget känner att de hade behövt ett bättre system för återkoppling kring kalkyler. I dagsläget sker en uppföljning under produktionen i form av avstämningar och prognoser, men kalkylatorerna får återkoppling senare än vad som önskas. Det finns förbättringsmöjligheter för företaget inom området, och uppföljning ses som en fördel inför kommande projekt. Studien visar att en digital plattform hade kunnat utgöra en metod för uppföljning, det framkommer även att löpande uppföljnings- och erfarenhetsåterföringsmöten under projektens gång också hade kunnat vara en metod. Studien visar även att ett redan allmänt accepterat kodsystem hade kunnat implementeras i en digital plattform för att underlätta arbetet. Nyckeltal som är relevanta i ett uppföljningsarbete sorteras upp i två olika kategorier, ena kategorin avser rena produktionsdata genom dokumentation och den andra avser kommunikation med ett informationsutbyte. I studien sorterades projekten upp i allokerade kostnadsposter som ger en övergripande syn på nyckeltal. Vilket visade att alla kostnadsposter har en betydelse på budgetens utfall, men betydelsen skiljer sig från projekt till projekt. De nyckeltal som innefattar produktionsdata som kan användas till kommande projekt lämpar sig uppföljning genom en digital plattform. Även för de nyckeltal där en förbättrad kommunikation krävs kan en digital plattform användas för uppföljning men det går också att använda sig utav uppföljning- och erfarenhetsåterföringsmöten.

Popular Abstract

A follow up system is necessary for the company to enhance their financial performance. In order to implement such a process, it is necessary to plan and structure projects in a manner that enables a follow up analysis. This requires having reports and data from previous projects in order to be able to analyse and compare the information. Documenting experiences and knowledge from projects and reapplying them in upcoming projects allows for development, improvements and ensures that mistakes are not repeated.

The inception of the study arose from the calculation engineers at the company who expressed the need for a better feedback system. The follow-up analysis that is performed today is primarily concerned with being a general indicator and does not give the calculation engineers the feedback they require. Currently calculation engineers only receive this information once a project is complete which can mean that there is a lag time of several years before they have access to this information. There is a possibility for the company to make dramatic improvement in this field and conducting follow-ups would provide an advantage for upcoming projects. This study highlights that utilizing a digital platform could be beneficial and it also shows that meetings or other forms of structured communication could be suitable methods for providing a follow-up analysis or experience feedback. The study also concludes use of an industry recognized code system would enhance the functionality of the digital platform. The information that is relevant to the follow-up system is divided into two categories: pure production data acquired through documentation and structured communication. An important example of this is how estimated and actual costs provided an overview of the key numbers in this study.

During the study, three different projects were reviewed with a follow-up analysis which found that although specific portions of the costs in each project could vary substantially, there were no observable trends across the three projects. However, when line item data was analyzed it was found that certain costs were systematically underestimated. For this reason, it is necessary to implement a structured manner in which this data is reviewed. One recommendation of this study would be to utilize a digital platform which would enhance the ability to notice these shortcomings and increase effective communication. Irrespective of whether a digital platform is utilized, it is important that the structured communication takes place during earlier stages of the project to ensure more timely transfer of information.

• author: Nilsson, Lina and Miletic, Lisa
• supervisor: Anne Landin; Radhlinah Aulin
• organization: Division of Building Services; Division of Building Physics; Department of Building and Environmental Technology; Department of Construction Sciences
• alternative title: Systems for follow-ups and experience feedback of project estimates
• course: VMTL01 20211
• year: 2021
• type: M2 - Bachelor Degree
• subject: Technology and Engineering; Business and Economics
• keywords: Uppföljning, Erfarenhetsåterföring, Produktionskalkyl, Anbudskalkyl, Kostnadsposter
• publication/series: TVBP-21/5651
• report number: 21/5651
• other publication id: LUTVDG/TVBP-21/5651-SE
• language: Swedish
• additional info: Handledare: Radhlinah Aulin; Examinator: Anne Landin
• id: 9055474
• date added to LUP: 2021-06-16 16:41:06
• date last changed: 2021-06-16 16:41:06