Tillsyn och intervjuer på distans : tekniska möjligheter och behov av socialt samspel
Ek, Åsa LU
and Alce, Günter
LU
(2024)
In Strålsäkerhetsmyndigheten
- Abstract (Swedish)
- Digitaliseringen och informations- och kommunikationstekniken förändrar vårt
sätt att kommunicera, arbeta och samarbeta och möjliggör att arbetsuppgifter kan utföras på distans. Att utföra tillsyn på distans kan vara en viktig faktor för ökad effektivitet och flexibilitet, men kan kräva anpassningar av tillvägagångsätten vid inspektion och tillsyn liksom förändring av modeller för tillsyn. Tillsynsinsatser på distans behöver innebära likvärdig kvalitet som fysiska tillsynsinsatser. Möten och intervjuprocesser som när de sker på distans övergår till att ske genom digitala videomedierade kommunikationskanaler behöver fungera väl rent tekniskt men också ge önskad kvalitet innehållsmässigt.
Syftet med denna litteraturstudie har... (More) - Digitaliseringen och informations- och kommunikationstekniken förändrar vårt
sätt att kommunicera, arbeta och samarbeta och möjliggör att arbetsuppgifter kan utföras på distans. Att utföra tillsyn på distans kan vara en viktig faktor för ökad effektivitet och flexibilitet, men kan kräva anpassningar av tillvägagångsätten vid inspektion och tillsyn liksom förändring av modeller för tillsyn. Tillsynsinsatser på distans behöver innebära likvärdig kvalitet som fysiska tillsynsinsatser. Möten och intervjuprocesser som när de sker på distans övergår till att ske genom digitala videomedierade kommunikationskanaler behöver fungera väl rent tekniskt men också ge önskad kvalitet innehållsmässigt.
Syftet med denna litteraturstudie har varit att sammanställa forskning och erfarenheter av att genomföra tillsyn på distans i olika sammanhang. Syftet har också varit att sammanställa forskning om kommunikationsmediers effekter på kommunikation, dialog och social interaktion liksom att beskriva den nuvarande och framtida tekniken för digital kommunikation och samarbete.
Forskning och erfarenhet visar att tillsyn på distans har stor potential att vara en
effektiv tillsynsstrategi i vissa sammanhang, men kan inte helt ersätta tillsyn på
plats. Olika kommunikationsmediers signalrikedom skiljer sig åt och påverkar
människors medvetenhet om den man kommunicerar med (social närvaro) och
kan ge både kvalitativa och kvantitativa effekter på ett samtal.
Kommunikationsmedier har också effekter på relationsskapande och social interaktion. Samtidigt visar studier att historieberättande och genomförande av intervjuer med problemidentifiering har samma effektivitet vid videomedierade intervjuer som vid intervjuer ansikte-mot-ansikte.
Uppmärksamhet torde behövas på att tillsyn på distans genom digitala kommunikationskanaler kan förändra den kontextuella informationen och potentiellt påverka inspektörers professionella bedömningar, professionella ifrågasättande och kan exempelvis påverka problemförståelse vid säkerhetskulturtillsyn. Utformningen av digitalt medierad tillsyn kan påverka verksamhetsutövarens uppfattning av tillsynen och påverka verksamhetsutövarens förbättringsmekanismer.
Olika tillsynsuppgifter kan ha varierande karaktär och komplexitet och därmed
skilja sig åt i behovet av kommunikationsmedium, social närvaro och kommunikativ dialog. Vikten av att matcha uppgiften med kommunikationsmediet lyfts fram i forskningen.
Hybridtillsynsmetoder som kombinerar distanstillsyn med tillsyn på plats ses som
en stor potential. En riskbaserad tillsynsstrategi kan behövas för att avgöra vilken
tillsyn som kan eller inte kan ske på distans. Generella erfarenheter visar att digitala möten och intervjuer vid tillsyn ses som tidseffektiva och speciellt lämpade för sakfrågor. Tillsyn på distans ses leda till ökad förberedelsetid inför tillsyn, ses vara mer effektiv när det gäller utvärdering av dokument, och ger tid för tydliggöranden före och efter tillsynstillfället. Fördelar med tillsyn på distans är den ökade integriteten för inspektören och möjligheten att bilda tillsynsteam med geografiskt spridda experter, exempelvis från andra delar av världen. Vid tillsynsområden där man behöver förlita sig mer på subjektiva bedömningar har det identifierats en preferens för att utföra sådan tillsyn på plats.
Framtida teknologier har potential att överbrygga några av de utmaningar med interaktion och kommunikation som har identifierats i litteraturen. Tekniker inom
virtuell (VR - Virtual Reality) och förstärkt verklighet (AR - Augmented Reality)
blir alltmer sofistikerade och möjliggör mer omslutande och interaktiva digitala
kommunikations- och samarbetsupplevelser. Artificiell intelligens (AI) förväntas
spela en viktig roll i framtida teknologier för digital kommunikation och samarbete. AI-teknik som maskininlärning och språkbehandling gör det samtidigt möjligt att automatisera rutinuppgifter liksom skapa beslutsstöd som kan stödja såväl tillsyn som beslutsfattande. De tekniska aspekterna av tillsyn på distans väntas bli bättre i och med att 5G och 6G-nätverk förväntas tillhandahålla snabbare och mer pålitliga anslutningar. (Less)
Please use this url to cite or link to this publication:
https://lup.lub.lu.se/record/81a6aed1-a1bb-4262-8589-a72979b962d1
- author
- Ek, Åsa
LU
and Alce, Günter
LU
- organization
- publishing date
- 2024-02-21
- type
- Book/Report
- publication status
- published
- subject
- in
- Strålsäkerhetsmyndigheten
- issue
- 2024:03
- pages
- 89 pages
- publisher
- Strålsäkerhetsmyndigheten
- ISSN
- 2000-0456
- 2000-0456
- language
- Swedish
- LU publication?
- yes
- id
- 81a6aed1-a1bb-4262-8589-a72979b962d1
- date added to LUP
- 2024-05-20 19:34:36
- date last changed
- 2024-06-11 09:56:55
@techreport{81a6aed1-a1bb-4262-8589-a72979b962d1,
abstract = {{Digitaliseringen och informations- och kommunikationstekniken förändrar vårt<br/>sätt att kommunicera, arbeta och samarbeta och möjliggör att arbetsuppgifter kan utföras på distans. Att utföra tillsyn på distans kan vara en viktig faktor för ökad effektivitet och flexibilitet, men kan kräva anpassningar av tillvägagångsätten vid inspektion och tillsyn liksom förändring av modeller för tillsyn. Tillsynsinsatser på distans behöver innebära likvärdig kvalitet som fysiska tillsynsinsatser. Möten och intervjuprocesser som när de sker på distans övergår till att ske genom digitala videomedierade kommunikationskanaler behöver fungera väl rent tekniskt men också ge önskad kvalitet innehållsmässigt.<br/><br/>Syftet med denna litteraturstudie har varit att sammanställa forskning och erfarenheter av att genomföra tillsyn på distans i olika sammanhang. Syftet har också varit att sammanställa forskning om kommunikationsmediers effekter på kommunikation, dialog och social interaktion liksom att beskriva den nuvarande och framtida tekniken för digital kommunikation och samarbete.<br/><br/>Forskning och erfarenhet visar att tillsyn på distans har stor potential att vara en<br/>effektiv tillsynsstrategi i vissa sammanhang, men kan inte helt ersätta tillsyn på<br/>plats. Olika kommunikationsmediers signalrikedom skiljer sig åt och påverkar<br/>människors medvetenhet om den man kommunicerar med (social närvaro) och<br/>kan ge både kvalitativa och kvantitativa effekter på ett samtal. <br/>Kommunikationsmedier har också effekter på relationsskapande och social interaktion. Samtidigt visar studier att historieberättande och genomförande av intervjuer med problemidentifiering har samma effektivitet vid videomedierade intervjuer som vid intervjuer ansikte-mot-ansikte. <br/><br/>Uppmärksamhet torde behövas på att tillsyn på distans genom digitala kommunikationskanaler kan förändra den kontextuella informationen och potentiellt påverka inspektörers professionella bedömningar, professionella ifrågasättande och kan exempelvis påverka problemförståelse vid säkerhetskulturtillsyn. Utformningen av digitalt medierad tillsyn kan påverka verksamhetsutövarens uppfattning av tillsynen och påverka verksamhetsutövarens förbättringsmekanismer.<br/><br/>Olika tillsynsuppgifter kan ha varierande karaktär och komplexitet och därmed<br/>skilja sig åt i behovet av kommunikationsmedium, social närvaro och kommunikativ dialog. Vikten av att matcha uppgiften med kommunikationsmediet lyfts fram i forskningen.<br/><br/>Hybridtillsynsmetoder som kombinerar distanstillsyn med tillsyn på plats ses som<br/>en stor potential. En riskbaserad tillsynsstrategi kan behövas för att avgöra vilken<br/>tillsyn som kan eller inte kan ske på distans. Generella erfarenheter visar att digitala möten och intervjuer vid tillsyn ses som tidseffektiva och speciellt lämpade för sakfrågor. Tillsyn på distans ses leda till ökad förberedelsetid inför tillsyn, ses vara mer effektiv när det gäller utvärdering av dokument, och ger tid för tydliggöranden före och efter tillsynstillfället. Fördelar med tillsyn på distans är den ökade integriteten för inspektören och möjligheten att bilda tillsynsteam med geografiskt spridda experter, exempelvis från andra delar av världen. Vid tillsynsområden där man behöver förlita sig mer på subjektiva bedömningar har det identifierats en preferens för att utföra sådan tillsyn på plats.<br/><br/>Framtida teknologier har potential att överbrygga några av de utmaningar med interaktion och kommunikation som har identifierats i litteraturen. Tekniker inom<br/>virtuell (VR - Virtual Reality) och förstärkt verklighet (AR - Augmented Reality)<br/>blir alltmer sofistikerade och möjliggör mer omslutande och interaktiva digitala<br/>kommunikations- och samarbetsupplevelser. Artificiell intelligens (AI) förväntas<br/>spela en viktig roll i framtida teknologier för digital kommunikation och samarbete. AI-teknik som maskininlärning och språkbehandling gör det samtidigt möjligt att automatisera rutinuppgifter liksom skapa beslutsstöd som kan stödja såväl tillsyn som beslutsfattande. De tekniska aspekterna av tillsyn på distans väntas bli bättre i och med att 5G och 6G-nätverk förväntas tillhandahålla snabbare och mer pålitliga anslutningar.}},
author = {{Ek, Åsa and Alce, Günter}},
institution = {{Strålsäkerhetsmyndigheten}},
issn = {{2000-0456}},
language = {{swe}},
month = {{02}},
number = {{2024:03}},
series = {{Strålsäkerhetsmyndigheten}},
title = {{Tillsyn och intervjuer på distans : tekniska möjligheter och behov av socialt samspel}},
year = {{2024}},
}